€450 Minijobber einstellen – so lief es bei mir und das hat es gekostet (inkl. Checklisten & Vorlagen) | Finanzielle Freiheit Mensch (2024)

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Mittlerweile ist es fast schon ein Jahr her, dass ich eine eigene UG gegründet habe. Bald kommt dazu auch ein Update zu den laufenden Kosten und dem zeitlichen Aufwand, die eine solche Kapitalgesellschaft mit sich bringt.

In der Zwischenzeit gab es jedoch eine erste große Veränderung. Ich habe mir einen Minijobber „gegönnt“.

Ein Minijob, Nebenjob, 450-Euro-Job oder wie man ihn auch immer nennen mag zählt als geringfügige Beschäftigung und ist eine interessante Option für Arbeitnehmer und Arbeitgeber zugleich, wie ich finde.

Jetzt habe ich nämlich jemanden, der mich administrativ und auch bei laufenden Projekten unterstützt, ohne dabei den (teuren) Weg einer vollumfänglich sozialversicherungspflichtigen Voll- bzw. Teilzeitkraft gehen zu müssen. Und der Minijobber genießt im Regelfall ein Brutto- gleich Nettogehalt von €450, zusätzlich zu seinem Haupteinkommen.

An dieser Stelle gehe ich auch nicht weiter auf die Besonderheiten eines Minijobs ein, denn ich nehme an, dass Du Dich bereits informiert hast und es jetzt eher in die Umsetzung geht.

Mir geht es also hauptsächlich darum, meine Erfahrung bei der Einstellung einer €450 Aushilfe zu teilen. Wie so oft, musste ich mich nämlich mit dem Thema und den Feinheiten selbst vertraut machen und hoffe, dass Dir die nachfolgende Checkliste und Vorlagen helfen, solltest Du aktuell in einer ähnlichen Situation sein.

In Kurz

Im Grunde ist der Prozess, jemanden einzustellen, kürzer als gedacht. Vor allem rund um das Thema Minijob gibt es zahlreiche Anlaufstellen und offizielle Vorlagen.

In meinem Fall gab es bei der Einstellung eines Minijobbers die folgenden4 Schritte:

1. Betriebsnummer beantragen
2. Arbeitsvertrag unterzeichnen
3. Personalfragebogen ausfüllen lassen
4. Gesetzliche Meldungen und Lohnabrechnung durchführen
5. Zuständigen Träger der Unfallversicherung informieren

An dieser Stelle vorab der ausdrückliche Hinweis: Ich bin kein Experte in diesem Feld und beschreibe hier lediglich meine eigenen Erfahrungen. Solltest Du also mit dem Gedanken spielen, einen Mitarbeiter einstellen zu wollen, dann lasse Dich vorher von einem Steuerberater und/oder einem auf dem Themengebiet spezialisierten Rechtsanwalt beraten.

1. Betriebsnummer beantragen

Um Mitarbeiter einstellen zu können, benötigte meine UG noch eine Betriebsnummer.

Diese zu erhalten ist erstaunlicherweise einfach und schnell, denn sie lässt sich bequem online beantragen. Dafür steht der offizielleOnline-Antrag der Bundesagentur für Arbeitzur Verfügung.

Nachdem Du dort alle Angaben zu Deinem Unternehmen gemacht hast, erhältst Du in der Regel sogar schon nach Abschluss des Antrages eine Betriebsnummer – zumindest war es bei mir der Fall.

Solltest Du zum Ende nur eine Kundennummer erhalten, dann hat die Bundesagentur für Arbeit wahrscheinlich noch ein paar Klärungsfragen an Dich, aber auch das ist innerhalb weniger Tage geklärt. So war es jedenfalls bei einer anderen Gesellschaft.

Für den Fall, dass Du eine kleine Ausfüllhilfe für den Online-Antrag benötigst, dann gibt es auf dafür eine Lösung:

Neben der Betriebsnummer wird im späteren Verlauf auch noch die Mitgliedsnummer bei der für Deine Gesellschaft zuständigen Berufsgenossenschaft benötigt. Diese habe ich in einemWillkommensschreiben nach der Gründung meiner UG erhalten, in dem ich dann auch erfahren habe, welche Berufsgenossenschaft für mich zuständig ist.

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2. Arbeitsvertrag unterzeichnen

Auch dieser Punkt ist schnell erledigt, wenn man denn mit dem zukünftigen Mitarbeiter soweit einig ist.

Eine sehr nützliche Anlaufstelle hierfür ist übrigens die Minijob-Zentrale, denn hier finden sich sehr viele nützliche Informationen und Vorlagen rund um das Thema Minijob.

… auch für den Fall, wenn man einen Minijobber für den privaten Haushalt – z.B. als Putzhilfe, Hausmeister o.Ä. – einstellen möchte.

Dort findest Du dann auch einenMuster-Arbeitsvertrag für geringfügig entlohnte Beschäftigte, den ich selbstso in der Form als Grundlage für meinen Mitarbeiter verwendet habe. Klar, wenn es spezielle Vereinbarungen gibt, dann müssen diese entsprechend ergänzt werden. In meinem Fall war das jedoch nicht wirklich nötig.

Geheimtipp #2 – „Keep it simple“

Wichtig dabei: Zum einen darf bei einem Minijobber das monatliche Gehalt €450 nicht übersteigen (es gibt Ausnahmen, aber ich würde mich an den €450 orientieren). Zum anderen darf der Stundenlohn den geltenden Mindestlohn von aktuell €9,19 (2020 €9,35) nicht unterschreiten. Bei dem Stundenlohn ist deshalb darauf zu achten, wie viele Stunden mit dem Minijobber vereinbart werden.

Sobald der Vertrag final abgestimmt ist, muss er nur noch in 2-facher Ausführung ausgedruckt und vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterzeichnet werden. Fertig.

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3. Personalfragebogen ausfüllen lassen

Als nächstes auf der Agenda steht der Personalfragebogen. Dieser dient zum Großteil auch dem Schutz des Arbeitgebers, denn er enthält viele wichtige Angaben zum Mitarbeiter, die Einfluss auf seine/ihre gesetzliche Einstufung hat.

Vor allem für Minijobber relevant: Es wird abgefragt, ob weitere geringfügig entlohnte Beschäftigungen vorliegen. Wenn jemand bereits €200 pro Monat anderswo als Minijobber dazu verdient, kann er nämlich nur noch weitere €250 bei Dir dazu verdienen, um diese beiden Nebentätigkeiten weiterhin als Minijob gelten zu lassen.

Auch dafür bietet die Minijob-Zentrale eine hilfreiche Checkliste, die alle wesentlichen Fragen und Angaben abdecken sollte.

Wichtig: Wenn der Minijobber nicht möchte, dass von seinem/ihrem Gehalt Beiträge zur Rentenversicherung abgezogen werden, dann sollte am besten auch noch der Antrag auf Befreiung von der RV-Pflicht ausgefüllt und unterschrieben werden.

Dieser bleibt beim Arbeitgeber, dient aber bei der Lohnabrechnung für die richtige Einstufung des Mitarbeiters und außerdem auch als Nachweis, sollte der Mitarbeiter sich auf einmal wundern, warum RV-Beiträge gezahlt oder vielleicht eben nicht gezahlt werden.

Der Personalfragebogen und eventuell der Antrag zur Befreiung von der RV-Pflicht reichen in 1-facher Ausfertigung und verbleiben beim Arbeitgeber.

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4. Gesetzliche Meldungen und Lohnabrechnung

Bis hier hin war der Weg recht einfach und dazu noch kostenlos (sofern es ein 0815-Fall ist).

Mit Beginn des ersten Arbeitstags läuft jedoch die Uhr für den Arbeitgeber, denn es gibt so ein paar wichtige Pflichten, denen man nachgehen muss.

Dazu gehören insbesondere die gesetzlichen Meldungen bei den zuständigen Krankenkassen und Unfallversicherung. Das praktische bei Minijobbern ist, dass alles über die Knappschaft-Bahn-See läuft, sodass es in diesem Fall nur eine zentrale Einzugsstelle gibt. Hinzu kommen aber monatlicheBeitragsnachweise und weitere Meldungen im Falle von Veränderungen.

Für die Meldung eines neuen Mitarbeiters gilt eine Frist von 6 Wochen, sollte jedoch idealerweise schnellstmöglich, spätestens mit der ersten Lohnabrechnung erfolgen. Auch für die Beitragsnachweise und -zahlungen gelten monatliche Fristen.

Hier drohen schnell Säumniszuschläge und auch Bußgelder.

Aus diesem Grund greife ich hier auf bewährteLohnabrechnungs-Lösungen zurück, die diese Meldungen und Beitragsnachweise für mich übermitteln.

Fündig wurde ich mit der Cloud-basierten Lösung sage Lohnabrechnung. Mit hatte während der Testphase sehr gefallen, dass das Anlegen einer Firma und eines ersten Mitarbeiters sehr einfach und selbsterklärend war. Auch die Einstufung des Mitarbeiters als Minijobber war intuitiv genug, sodass ich an der Stelle gar nicht groß ausholen muss, solltest Du dich für den gleichen Anbieter entscheiden.

Die ersten beiden Abrechnungen verliefen soweit einwandfrei (man erhält vorab immer eine Testabrechnung, um die Werte kontrollieren zu können), sodass auch hier es nicht einfacher hätte sein können. Eine monatliche Abrechnung kostet übrigens €5,90 netto pro Mitarbeiter, ohne Mindestlaufzeit, somit vollkommen in Ordnung.

Neben sage habe ich auch Lexware lohn + gehaltausprobiert. Auch wenn diese Software-basierte Lösung mit Sicherheit sehr umfangreich ist, war sie leider zu komplex und nicht intuitiv genug für den einen Mitarbeiter, den es zu verwalten gilt. Auch der Preis ist für einen einzigen Mitarbeiter leider zu hoch.

Zu guter Letzt habe ich noch ilohngehalt angetestet. Diese ebenfalls Cloud-basierte Lösung wurden vor nicht allzu langer Zeit von Paychex übernommen, was sehr positiv für ilohngehalt sein dürfte. Leider ist auch hier vieles noch nicht intuitiv genug und teilweise wenig modern. Schade, ilohngehalt wäre definitiv die günstigste Lösung am Markt.

Soweit zum Thema gesetzliche Meldungen, Beitragsnachweise, Lohnabrechnung. In Kurz: Bei einem oder einer Hand voll Mitarbeiter ist dieses Thema selbst zu schaffen.

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5. Zuständigen Träger der gesetzlichen Unfallversicherung informieren

Nach Gründung der UG (in meinem Fall nach knappen 4 Monaten) trudelt ein Schreiben zur Feststellung des zuständigen Trägers für die gesetzliche Unfallversicherung ein.

Für meine UG ist zum Beispiel die Berufsgenossenschaft VBG zuständig.

Solange die UG keine Mitarbeiter beschäftigt, ist dieses Schreiben erstmal weniger relevant.

Sobald jedoch ein versicherungspflichtiger Mitarbeiter eingestellt wird – dazu gehört auch ein Minijobber – sollte der zuständige Träger der Unfallversicherung zeitnah über diese neue Beschäftigung informiert werden.

Zweck der Unfallversicherung ist es das Risiko von z.B. Arbeitsunfällen zu tragen. Dazu gehört auch die Übernahme etwaiger Kosten für Prävention, Rehabilitation und Entschädigungen.

Der Ablauf nach der Einstellung eines Minijobbers war recht simpel:

1. VBG informieren und den PIN zur Abfrage des Gefahrentarifs anfragen. Das ging telefonisch recht einfach.
2. PIN in meine sage Lohnabrechnung eintragen und auf Bestätigung warten
3. Parallel auf VBG einen Account anlegen und die Legitimations-ID anfragen, um den Account freizuschalten.

Das war’s.

Danach folgen „nur“ noch Erinnerungschreiben zur Meldung der Gehälter für abgeschlossene Kalenderjahr zur Berechnung der Versicherungsbeiträge. Dies ging übrigens digital per sv.net (sowohl online als auch als kostenlose Software nutzbar).

Einen ersten Bescheid habe ich für das vergangene Jahr bereits erhalten und die darin stehenden Beiträge (pro Monat gerechnet) in der Tabelle weiter unten mit aufgenommen.

Nicht wundern: Die Beiträge zur Unfallversicherung variieren je nach ermitteltem Gefahrentarif. In Deinem Fall können die Kosten also durchaus anders aussehen als in meinem.

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Tipps & Nützliches

SEPA-Lastschriften: Auch wenn bei der Einstellung von Minijobbern es nur eine Einzugsstelle gibt, die Knappschaft-Bahn-See, empfehle ich eine entsprechende Lastschrift einzurichten. Genauso wie mit Zahlungen an das Finanzamt, vermeide ich damit zukünftige Kopfschmerzen wegen Zuspätzahlung. Ein entsprechendes Formular dafür findest Du hier.

Minijob-Rechner: Wenn Du herausfinden möchtest, wie viel Dich ein Minjobber kosten wird bzw. welche Abgaben zu leisten sind, dann lohnt sich ein Blick auf den Minijob-Rechner der Minijob-Zentrale. Die monatlichen Kosten in meinem Fall belaufen sich inklusive Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung und Kosten für die Lohnabrechnung auf:

Die Kosten sind Nettobeträge, also zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuern, sofern anwendbar.

Noch ein paar Worte zum Schluss

Ich hoffe, ich konnte Dir mit Dieser Beschreibung und Anleitung weiterhelfen. Auch das Einstellen eines Mitarbeiters war letztendlich einfacher als gedacht, aber man muss sich damit befassen, um nicht gegen Fristen und Pflichten zu verstoßen.

Dass ein Steuerberater bzw. Experte auf dem Gebiet sich lohnt, vor allem wenn es um mehr als nur einen Mitarbeiter geht oder kompliziertere Fälle vorliegen (z.B. sozialabgabenbefreite geschäftsführende Gesellschafter, usw.), sollte klar sein. Schließlich geht es hier schnell um viel Geld.

Zum Abschluss, hier noch eine kurze CHECKLISTE fürden ersten Mitarbeiter:

☐ Mitgliedsnummer der Berufsgenossenschaft liegt vor

☐ Betriebsnummer beantragt

☐ Arbeitsvertrag unterzeichnet

☐ Personalfragebogen ausgefüllt

☐ optional: Antrag auf Befreiung von der RV-Pflicht liegt vor

☐ Lohnabrechnung eingerichtet

☐ Gesetzliche Meldungen für neuen Mitarbeiter durchgeführt

☐ Gesetzliche Unfallversicherung informiert

Viel Erfolg bei Deinem Vorhaben!

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