Um die Vielzahl von Zahlungseingängen einfacher mit offenen Forderungen abgleichen zu können, setzen viele Unternehmen auf die Vergabe einer Kundenreferenz. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Kundenreferenz ist, welche Vorteile diese Referenznummer bietet und wie sie sich von einer Bestellnummer oder einem Verwendungszweck unterscheidet.
Worum geht es in diesem Artikel?
- Was ist eine Kundenreferenz?
- Was sind die Vorteile der Angabe einer Kundenreferenz?
- Wie setzt sich eine Kundenreferenznummer zusammen?
- Was sind die Unterschiede zu anderen Codes wie Bestellnummern oder Verwendungszweck?
Was ist eine Kundenreferenz?
Eine Kundenreferenz ist ein Schlüsselelement bei der Überweisung von Geldern zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und Kundschaft und wird oftmals im E-Commerce verwendet. Es handelt sich dabei um einen speziellen Code, der dem Konto des Empfängers/der Empfängerin hinzugefügt wird, um die Identität und den Zweck zu bestätigen. Eine Kundenreferenz kann auch als „Kundennummer“, „Kundenreferenznummer“, „End-to-End-Referenz“ oder „Referenznummer“ bezeichnet werden.
Diese Referenzen ermöglichen es den beteiligten Unternehmen, eine Transaktion sicher und effizient abzuwickeln. Durch die Integration einer Kundenreferenz in den normalen Geschäftsablauf können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Zahlungstransaktion rechtzeitig und ordnungsgemäß bearbeitet wird und hilft, Fehler zu vermeiden oder zu beheben. Dadurch erhalten sie ein größeres Maß an Kontrolle über ihr Finanzwesen und haben gleichzeitig eine detaillierte Übersicht über jede einzelne Transaktion.
Es ist wichtig, dass jede Partei die Kundenreferenz korrekt eingibt, da andernfalls die Überweisung fehlschlagen kann. Außerdem kann eine falsche oder gar fehlende Angabe zu manueller Arbeit der Sachbearbeiter/innen führen, die zeit- und somit auch kostenintensiv ist. Um dies zu vermeiden, empfehlen viele Finanzinstitute ihrer Kundschaft, den gleichen Code jedes Mal zu verwenden oder automatische Referenzen zu generieren. Bei der Erstellung einer Kundenreferenznummer sollten Unternehmen besonders darauf achten, dass sie eindeutig bleibt und die Datensicherheit des Unternehmens gewährleistet ist.
Darüber hinaus sollten Händler/innen die Kundenreferenz auf Rechnungen oder Zahlungsaufforderungen stets deutlich angeben, sodass die Kundschaft sich dieser und der Tatsache, dass sie diese bei der Überweisung angeben sollen, bewusst ist. Die Kundenreferenz ist allerdings kein Pflichtfeld bei Überweisungen. Daher müssen Unternehmen ihrer Kundschaft vermitteln, dass sie diese Angabe benötigen. Mehr Informationen zum Thema Überweisungen und Lastschriften erhalten Sie auch auf den Seiten der Deutschen Bundesbank.
Was sind die Vorteile der Angabe einer Kundenreferenz?
Die Angabe einer Kundenreferenznummer bei Überweisungen ist eine sinnvolle und wichtige Ergänzung, die Unternehmen viele Vorteile bietet. Zunächst ermöglicht diese es, Zahlungseingänge effizienter nachzuverfolgen, zu klassifizieren und zuzuordnen. Darüber hinaus erhöht sie die Transparenz. Mithilfe dieser Nummer können Händler/innen unterschiedliche Einzelaufträge mit einem gemeinsamen Auftrag gruppieren und die Einzelpositionen in der Gesamtsumme schnell identifizieren. Auf diese Weise lassen sich Ausgabeposten auf mehrere Konten leichter abgrenzen und summarisch erfassen. All dies gibt Händlerinnen und Händlern mehr Kontrolle über den Cashflow des Unternehmens. Auf der anderen Seite profitieren auch Ihre Kundinnen und Kunden von einer schnelleren Bearbeitung.
Wie setzt sich eine Kundenreferenznummer zusammen?
Eine Kundenreferenznummer ist ein eindeutiger Code, den Unternehmen als Teil ihrer Überweisungsprozesse verwenden. Dieser Code kann unterschiedlich lang sein und je nach Art und Weise des Verarbeitens variieren. Obwohl Kundenreferenznummern von Unternehmen unterschiedlich erstellt werden können, gibt es bestimmte allgemeine Standards, die befolgt werden müssen.
Eine Referenznummer darf maximal 35 Stellen lang sein und besteht normalerweise aus Zahlen, die es dem Empfänger/der Empfängerin ermöglichen, die Zahlung eindeutig zuzuordnen. Bei der Erstellung einer Kundenreferenznummer sollten Unternehmen besonders darauf achten, dass sie eindeutig bleibt und die Datensicherheit des Unternehmens gewährleistet ist. Händler/innen sollten zudem stets sicherstellen, dass die Nummer leicht lesbar bleibt.
Was sind die Unterschiede zu anderen Codes wie Bestellnummern oder Verwendungszweck?
Die Kundenreferenz dient als Code, um eine bestimmte Transaktion zu identifizieren und sicherzustellen, dass die Zahlung korrekt verarbeitet wird. Bestellnummern hingegen werden verwendet, um eine Bestellung zu identifizieren, die ein Kunde/eine Kundin aufgegeben hat. Diese Nummer ist normalerweise auf der Quittung oder dem Auftragsformular angegeben und kann sowohl für Online- als auch für Offline-Bestellungen verwendet werden.
Rechnungsnummern sind ähnlich wie Bestellnummern und werden verwendet, um jede einzelne Rechnung zu identifizieren, die an einen Kunden/eine Kundin verschickt wird. Wenn der Kunde/die Kundin Geld an ein Unternehmen überweist, kann es diese Nummer verwenden, um den richtigen Betrag zuzuordnen. Auch hier ist diese nicht mit der Kundenreferenz verbunden – es geht nur um die Identifikation der Rechnung selbst.
Verwendungszwecke sind optional und können vom Kontoinhaber/der Kontoinhaberin eingegeben werden, um mehr Informationen über den Grund der Überweisung bereitzustellen oder speziell festzulegen, welchen Posten die Zahlung abdeckt. Während die Kundenreferenz eine Zahlung einem Geschäftsvorgang mithilfe einer Zahlenkombination zuordnet, kann ein Verwendungszweck auch aus Buchstaben und bis zu 140 Stellen bestehen und freier gestaltet werden. Der Verwendungszweck kann im Gegensatz zur Kundenreferenz häufig nicht automatisch ausgelesen werden.
Zwei weitere oft verwendete Nummern bei Überweisungen sind die Mandatsreferenz und die Kundennummer. Die Mandatsreferenz dient als eindeutige Identifikationsnummer für SEPA-Überweisungen und wird vom Zahlungsempfänger/von der Zahlungsempfängerin vergeben. Eine Kundennummer hingegen ist eine eindeutige Identifikationsnummer eines Kunden/einer Kundin in einem Unternehmen.
