Das muss in Ihrer Rechnung drinstehen (2024)

Die Rechnungsstellung ist Fluch und Segen gleichermaßen. Einerseits tun sich frischgebackene Selbstständige manchmal recht schwer, alle Regularien zur korrekten Rechnungsstellung zu befolgen. Andererseits jedoch ist es eine Pflichtaufgabe, denn: Wer keine Rechnung stellt, wird auch keine Einnahmen haben. Im Fachjargon wird die Rechnungsstellung als „Fakturierung“ bezeichnet. Die Rechnungsstellung stößt gleichzeitig einen weiteren Geschäftsvorgang an, denn mit der Rechnungsstellung wird der Rechnungsbetrag mit einer Fälligkeit versehen. Geht der Betrag auf dem Geschäftskonto ein, muss dieser verbucht bzw. buchhalterisch erfasst werden.

Diese Bestandteile sind Pflicht auf jeder Rechnung

Wer eine Rechnung ausstellt, muss diese Details mit angeben:

• Die Steuernummer anzuführen, ist Pflicht. So kann das Finanzamt ein-eindeutig zuordnen, welcher Betrieb diese Rechnung erstellt hat. Eine Alternative zur Angabe der Steuernummer ist es, die Ust-IdNr. anzugeben.
• Unternehmerdaten gehören ebenfalls auf jede Rechnung. Das heißt, dass derjenige, der eine Leistung erbracht hat, zumindest Name und Anschrift angeben muss. Kontaktdaten wie E-Mail oder Telefon sind nicht Pflicht.
• Auch das Äquivalent zum Unternehmer, nämlich die Daten des Leistungsempfängers sind Pflichtbestandteil auf jeder Rechnung. Dieser muss ebenfalls mit Name und Anschrift aufgeführt werden. Falls vorhanden, kann die Kundennummer mit angegeben werden.
• Auch die Leistung selbst muss Bestandteil der Rechnung sein. Hier empfiehlt es sich, die Leistung zu beschreiben. Wenn die Leistung aufgrund eines Angebots beauftragt wurde, ist es zielführend die Angebotsformulierungen hier noch einmal aufzunehmen. Zur Leistungsbeschreibung kommt noch das Leistungsdatum.
• Zu den formalen Anforderungen für eine Rechnung gehört auch das Rechnungsdatum (= das Ausstellungsdatum) sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer. Dabei ist es aus Gründen der Übersichtlichkeit wichtig, jede Rechnungsnummer nur einmal zu vergeben.
• Um die Rechnung begleichen zu können, braucht der Rechnungsempfänger natürlich eine entsprechende Bankverbindung, die heute meist in Form einer IBAN-Nummer angegeben wird. In der Praxis ist es sinnvoll, direkt auf der Rechnung mit anzugeben, mit welchem Verwendungszweck diese zu versehen ist. Das erleichtert die Buchhaltung.
• Aus steuerlichen Gründen ist es wichtig, diese Details aufzunehmen: Bemessungsgrundlage, Steuerbetrag/Steuersatz oder alternativ Hinweis auf Steuerbefreiung, ggf. Differenzbesteuerung, Hinweis auf Teilentgelte (falls es sich um eine Schlussrechnung handelt)

Die hier aufgeführten Punkte sind die Pflicht-Bestandteile auf jeder Rechnung. Was darüber hinaus auf das Rechnungsformular gesetzt wird, liegt im Ermessen des Selbstständigen. Meist wird die Rechnung auf Geschäftsbriefpapier gedruckt, so dass das Logo auf der Rechnung ist, was für einen Wiedererkennungswert beim Kunden sorgt. Natürlich darf sich der Rechnungssteller für den Auftrag bedanken, auf etwaige Sonderangebote hinweisen oder um eine Weiterempfehlung bitten. Gruß- und Abschiedsformeln sind ebenfalls erlaubt. Übrigens: Wer auf Nummer Sicher gehen will, nutzt am besten Rechnungsvorlagen, um kein Detail zu vergessen.

Wer muss eine Rechnung stellen?

Hierfür gibt es klare Regelung: Für Selbstständige und Unternehmer ist das Erstellen einer Rechnung Pflicht. Eine Rechnung ist immer dann nötig, wenn eine Leistung erbracht wird, die dem Umsatz dient. Bei Privatpersonen entfällt die Pflicht, eine Rechnung zu erstellen. Wer unbedingt eine Rechnung ausstellen möchte, muss diese zumindest mit diesen Inhalten ausstatten:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Lieferdatum/Rechnungsdatum
• Beschreibung der Ware

Wer den Aufwand scheut, dennoch aber etwas Schriftliches in der Hand haben möchte, könnte sich mit der Ausstellung einer Quittung behelfen.

Wann es sich um einen Privatverkauf handelt und, wann hinter dem Verkauf eine gewerbliche Intention steht, ist schwierig zu definieren. Grundsätzlich gilt: Wer ab und an alten Krempel auf dem Flohmarkt verkauft, der tut das nicht vor einem gewerblichen Hintergrund. Wer jedoch Verkaufsmaterial aus Wohnungsauflösungen zusammenträgt, um die Gegenstände dann gezielt auf dem Flohmarkt verkaufen zu können, der agiert im Grunde genommen schon gewerblich. Die Folge: Eine Gewerbeanmeldung steht an. Künftig muss eine Rechnung gestellt werden. Die Erlöse sind in der Steuererklärung zu nennen.

Diese Sonderformen von Rechnungen gibt es

Die wohl bekannteste Form ist die Rechnungsstellung als Kleinunternehmer. Hier wird klar, was eingangs mit dem „Hinweis auf Steuerbefreiung“ angesprochen wurde. Kleinunternehmen müssen (ähnlich wie Privatpersonen) keine Umsatzsteuer ausweisen. Der Unterschied liegt jedoch darin, dass ein Kleinunternehmer darauf hinweisen muss, dass er eben diesen Geschäftsstatus hat. Bei einer Privatperson ist eine Rechnung ohnehin überflüssig. Um auf den Kleinunternehmer-Status direkt in der Rechnung hinzuweisen, muss dieser Vermerk platziert werden: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG“.

Nicht zu verwechseln ist die Kleinunternehmer-Regelung mit der sogenannten Kleinbetragsrechnung. Steht auf einer Rechnung ein Bruttorechnungsbetrag unter 150 Euro, gilt diese als sogenannte Kleinbetragsrechnung – und damit sind weniger Pflichtangaben auf der Rechnung nötig. Auch wenn die Begrifflichkeit vielleicht unbekannt war, in der Praxis sieht man diese Kleinbetragsrechnungen ganz häufig – beispielsweise ist der Kassenbon aus einer Registrierkasse auch eine sogenannte Kleinbetragsrechnung.

Das Minimalprogramm an nötigen Angaben umfasst:

• Vornamen, Nachnamen, Firmenanschrift des Rechnungsstellers
• Rechnungsdatum
• Art und Leistung der Lieferung
• Brutto-Entgelt
• Umsatzsteuersatz bzw. Umsatzsteuer-Befreiung