Als Online-Händler hast du tagtäglich mit Rechnungen als Teil deiner Buchhaltung zu tun. Dabei kann insbesondere das Rechnungsdatum für Verwirrung sorgen. In diesem Artikel verraten wir dir alles, was du rund um das Rechnungsdatum wissen musst, in welchem Verhältnis es zum Lieferdatum steht und welche Bedeutung es für die Umsatzsteuer hat. Außerdem erfährst du, wie du die Mehrwertsteuersenkung richtig in deiner Steuererklärung für das Jahr 2020 verarbeitest.
Antonia Klatt
Last Updated on 29 Januar 2024
Rechnungsdatum und Lieferdatum – Wo liegt der Unterschied?
Du weißt sicherlich, dass auf einer Rechnung entweder ein Rechnungs- oder ein Lieferdatum angegeben werden muss. In vielen Fällen ist jedoch sogar beides Pflicht. Das Rechnungs- und das Lieferdatum kann übereinstimmen, es muss jedoch nicht zwingend dasselbe Datum sein und kann voneinander abweichen.
Das Rechnungsdatum entspricht dem Tag, an dem die Rechnung erstellt wurde. Das Lieferdatum entspricht erst einmal dem Tag, an dem der Kunde die Ware erhalten hat. Wenn du die Ware jedoch nicht persönlich zustellst, sondern durch eine dritte Partei liefern lässt, gilt als Lieferdatum der Tag, an dem du die Ware versandt hast. Die Zahlungsfrist beginnt übrigens erst an dem Tag, an dem der Kunde die Rechnung erhält. Das Lieferdatum kann auch als Leistungsdatum bezeichnet werden, zum Beispiel, wenn es sich um Dienstleistungen handelt, die erbracht werden.
All diese Details sind außerdem auch für Online-Händler relevant, die eCommerce-Plattformen wie Amazon und Co. nutzen.
Exkurs: Rechnungen für Amazon-Händler und andere eCommerce-Plattformen
Auch, wenn du deine Produkte über eine Plattform wie Amazon oder eBay verkaufst und sich die Plattform um die Abwicklung der Zahlung kümmert, benötigst du Rechnungen für deine Buchhaltung. Wenn die Daten, die die Plattform dir zur Verfügung stellt, für deine Bedürfnisse nicht ausreichen, musst du unter Umständen für deine Unterlagen eine eigene Rechnung anfertigen.
Einige Online-Händler entscheiden sich ebenfalls, ihren Kunden eine von ihnen selbst ausgestellte Rechnung zukommen zu lassen. Für Amazon-Business-Kunden ist eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer Pflicht, für Privatkunden gibt es jedoch keine Rechnungspflicht und eine Rechnung muss nur auf Anfrage ausgestellt werden. Mehr über die Rechnungsstellung für Amazon-Händler erfährst du auf unserem Blog.
In welcher Form müssen Rechnungsdatum und Lieferdatum angegeben werden?
Für das Finanzamt reicht es aus, wenn du auf deinen Rechnungen den Monat und das Jahr angibst. Für die Mehrwertsteuer ist es jedoch unter Umständen relevant, an welchem Tag die Rechnung ausgestellt wurde. Dies gilt insbesondere am Quartalsende oder Monatsende, wenn beispielsweise Umsatzsteuervoranmeldungen fällig sind. Auch um den Jahreswechsel herum ist es unter Umständen notwendig, genau auf den Tag zu achten.
Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, wie du das Rechnungsdatum und Lieferdatum angeben kannst.
Rechnungsdatum entspricht Lieferdatum
Wenn das Rechnungsdatum und das Lieferdatum identisch sind, musst du nicht beides gesondert angeben. Ein Verweis darauf, dass das Rechnungsdatum dem Lieferdatum entspricht, reicht hier vollkommen aus.
Rechnungsdatum und Lieferdatum unterscheiden sich
In diesem Fall musst du beide Daten angeben. Das Lieferdatum ist deshalb so wichtig, weil das Lieferdatum maßgeblich ist für die betriebswirtschaftliche Auswertung und in manchen Fällen auch für die Umsatzsteuer.
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Muss ich die Rechnung nach Leistungsdatum oder Rechnungsdatum buchen?
Für dich als Verkäufer ist für die Steuer das Leistungsdatum beziehungsweise Lieferdatum ausschlaggebend für die Verbuchung. Das liegt daran, dass es sich um eine Ausgangsrechnung handelt, also eine Rechnung, die du verschickt hast. Bei Eingangsrechnungen, zum Beispiel für Ware, die du von deinen Lieferanten beziehst, ist für die Umsatzsteuervoranmeldung das Rechnungseingangsdatum maßgeblich. Für deine anderen Buchhaltungstätigkeiten gilt jedoch auch hier das Leistungs- beziehungsweise Lieferdatum.
Steuererklärung für 2021: Was du über das Rechnungs- und Lieferdatum wissen musst
Vielleicht sitzt du gerade auch noch an deiner Steuererklärung für das Jahr 2020. Aufgrund der Mehrwertsteuersenkung, die aufgrund der Corona-Pandemie beschlossen wurde, ist diese unter Umständen dieses Jahr umfangreicher und komplexer als normalerweise. Für die korrekte Erstellung deiner Steuererklärung spielt auch hier das Liefer- beziehungsweise Leistungsdatum eine Rolle.
Die besondere gesellschaftliche und wirtschaftliche Situation als Konsequenz der Corona-Pandemie hatte nicht nur eine Mehrwertsteuersenkung zur Folge, sondern bescherte sowohl Privatpersonen als auch Unternehmern mehr Zeit für die Erstellung ihrer Steuererklärung. Normalerweise muss diese bis zum 31. Juli des Folgejahres vorlegen, im Jahr 2021 wird dir jedoch ein Aufschub bis zum 31. November gewährt. Wenn du Hilfe von einem Steuerberater oder einem Lohnsteuerhilfeverein in Anspruch nimmst, hast du sogar bis zum 31. Mai 2022 statt bis zum letzten Februartag des übernächsten Jahres Zeit.
Was gilt für die Mehrwertsteuersenkung: Rechnungsdatum oder Leistungsdatum?
Die Mehrwertsteuersenkung, die übrigens für dich als Online-Händler bedeutungsgleich mit der Senkung der Umsatzsteuer ist, galt vom 01.07.2020 bis zum 31.12.2020. Statt 19% galt ein Regelsteuersatz von 16% und der ermäßigte Steuersatz betrug 5% statt 7%. Für deine Steuererklärung ist also wichtig zu wissen, welches Datum für die Umsatzsteuer zählt, damit du den korrekten Mehrwertsteuersatz anwenden und abführen kannst.
Für die Mehrwertsteuersenkung gilt das Leistungsdatum beziehungsweise Lieferdatum. Dabei ist auf den Tag genau wichtig, wann deine Produkte geliefert beziehungsweise versandt wurden. Nur auf Produkte, deren Lieferdatum in dem betreffenden Zeitraum liegt, kannst du die Mehrwertsteuersenkung anwenden. Das Rechnungsdatum ist hier nicht relevant, auch wenn du die Rechnung bereits vor dem 01.07.2020 oder nach dem 31.12.2020 gestellt hast.
Mehrwertsteuer richtig berechnen dank Umsatzsteuer-Automatisierung
Eine korrekte Buchhaltung und insbesondere die Verwaltung der Umsatzsteuer kann dich als Online-Händler viel Zeit kosten. Darum haben wir mit hellotax ein Tool für die Automatisierung der Umsatzsteuer geschaffen. Wir helfen dir bei der Umsatzsteuerregistrierung in Polen, Tschechien, Deutschland, Frankreich, Spanien und vielen weiteren Orten sowie auch bei der dazugehörigen Umsatzsteuervoranmeldungen. Mit hellotax wird automatisch der richtige Umsatzsteuersatz angewandt, der zur Warengruppe und dem jeweiligen Land gehört.
Außerdem kannst du mit unserem Tool pro-forma Rechnungen erstellen und verschicken. Für Amazon-Händler bietet hellotax zudem eine Amazon-Integration an, mit deren Installation Daten direkt vom Verkäuferkonto auf Amazon übertragen werden. Wenn du es leid bist, deine Umsatzsteuer mit verschiedenen Tools und einem Dokumentenchaos, das es zu ordnen gilt, zu berechnen und einzureichen, kann dir die Automatisierung der Umsatzsteuer als All-In-One-Lösung Zeit und Aufwand sparen.
Zusammenfassung
Das Konzept rund um Rechnungsdatum und Lieferdatum beziehungsweise Leistungsdatum ist an sich kein kompliziertes. Dennoch musst du wissen, wann welches Datum für die Buchhaltung wichtig ist. Vereinfachen kannst du dir die Buchhaltung mithilfe von Tools wie hellotax, die Rechnungen automatisch nach dem richtigen Datum verbuchen.
