Die Rechnungsnummer gehört zu den Pflichtangaben auf Rechnungen – zumindest auf solchen ab 250 Euro netto. Denn Kleinbetragsrechnungen und Quittungen unterhalb dieser Betragsgrenze müssen nicht durchnummeriert sein.
Rechnungen über höhere Beträge dagegen müssen fortlaufende Nummern ausweisen. Dabei kommt es dem Finanzamt darauf an, dass keine Rechnungsnummern doppelt vergeben oder übersprungen werden.
Fehlende oder doppelt vergeben Rechnungen sieht der Prüfer als Indiz für Steuerhinterziehung
Beides sehen Steuerprüfer als Hinweise auf nicht versteuerte Umsätze. Bei häufigen Auslassungen und doppelt vergebenen Rechnungsnummer kann es deshalb schnell passieren, dass der Prüfer den gemeldeten Umsatz mal eben verdoppelt und auf Basis dieser Schätzung hohe Nachzahlungen fällig werden. (Deshalb darfst du stornierte Rechnungen nicht einfach zerreissen und wegwerfen, sondern musst eine Stornorechnung erstellen – wiederum mit fortlaufender Rechnungsnummer.)
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Fortlaufende Rechnungsnummern haben jedoch den Nachteil, dass Kunden und vor allem Wettbewerber aus ihnen unmittelbar auf die Zahl der von dir erhaltenen Aufträge bzw. gestellten Rechnungen schließen können. Außerdem vertut man sich beim Hantieren mit größeren Zahlen schnell einmal und vergibt womöglich doch eine Nummer doppelt.
Fortlaufende Rechnungsnummer vergeben ohne die Auftragslage zu verraten
Deshalb empfehlen wir, die Rechnungsnummer mit dem Datum der Rechnungsstellung zu kombinieren, also z.B. für am 12. November 2018 gestellte Rechnungen:
- 181112-1
- 181112-2
- 181112-3
- 181112-4
Denn als fortlaufend gilt die Rechnungsnummer schon dann, wenn sie innerhalb eines Tages fortlaufend ist. Am nächsten Tag beginnst du dann wieder neu: 181113-1. Natürlich kannst du den Bindestrich auch durch einen Punkt ersetzen – oder ihn ganz weglassen, sofern du ohnehin nie mehr als neun Rechnungen pro Tag erstellst. Und wenn du nur ganz wenige Rechnungen schreibst genügt es vielleicht auch, den Zyklus monatlich neu zu beginnen, also z.B. 1511-1 zu schreiben.
Theoretisch kannst du die Jahreszahl auch ausschreiben und ggf. noch ein Kürzel einfügen, z.B. GZ-20181113-01. Du siehst aber schon: Die Rechnungsnummer wird dann sehr lang, es kommt unweigerlich zu Zahlendrehern und auch bei der Suche nach der richtigen Rechnung in deinen Unterlagen kommst du leicht durcheinander. Halte die Rechnungsnummer deshalb so kurz wie möglich, ohne dabei auf die Jahreszahl zu verzichten. Deinen Kunden, die die Rechnungsnummer bei Überweisungen angeben, spart es ebenfalls Mühe.
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