Geschäftsbrief schreiben: So gelingt der professionelle Brief (2024)

Ein Geschäftsbrief ist eine Korrespondenz zwischen Geschäftspartnern. Es kann sich aber auch um eine Danksagung oder um einen Werbebrief handeln. Der Inhalt ist abhängig davon, was du mit dem Brief erreichen möchtest, der Aufbau bleibt jedoch immer gleich. Damit dein Brief Erfolg hat, gibt es beim Schreiben einige wichtige Punkte zu beachten.

Die fachgerechte Gestaltung nach DIN 5008

Ein Geschäftsbrief wird in Deutschland nach der Norm DIN 5008 geschrieben. Diese gibt die Gestaltung und Einteilung deines Schriftstücks vor. In vielen Schreibprogrammen gibt es eine Vorlage, die du verwenden kannst. Hast du keine Vorlage zur Hand, helfen dir die folgenden Informationen:

• Die Schriftgröße sollte bei 12 Punkt liegen.
• Die Adressfeld-Maße liegen nach DIN 5008 bei 8,5 cm x 4,5 cm.
• Der Abstand des Adressfeldes zum oberen Blattrand beträgt 4,5 cm.

Dies hat den Vorteil, dass du den Geschäftsbrief in einem Fensterumschlag versenden kannst.

Im Adressfeld werden die nachfolgenden Angaben vermerkt:

• Empfänger Firma
• Empfänger Name
• Straße und Hausnummer
• Postleizahl und Ort

Die Adresse deines Unternehmens kann in kleiner Schrift über dem Adressfeld erscheinen. Teilweise wird die eigene Anschrift bei einem Geschäftsbrief auch auf der rechten Randseite eingesetzt. Eine Zeile unter dem Adressfeld, auf der rechten Seite des Blattes, wird das Datum eingegeben. Zwei Zeilen unter dem Datum erscheint der Betreff. Formuliere hier für den Empfänger klar erkennbar, worum es in dem Brief geht.

Anrede formulieren – die verschiedenen Möglichkeiten

Bei einem Brief ist die Anrede für den Empfänger ein sehr wichtiger Aspekt. Du kannst mit der Anrede verschiedene Gefühle beim Empfänger hervorrufen. Neutral und klassisch ist die Anrede: „Sehr geehrte Frau …“ oder „Sehr geehrter Herr …“. Damit machst du nichts falsch. Kennst du den Namen des Empfängers nicht und richtest du dich an ein Unternehmen, kannst du auch mit „Guten Tag“ beginnen. Optimal ist es natürlich, wenn du einen namentlichen Ansprechpartner hast. Wenn möglich, solltest du einen Ansprechpartner auswählen. Richtest du den Brief an ein Unternehmen, findest du auf der Webseite meistens die Ansprechpartner der verschiedenen Bereiche.

Damit sich ein Empfänger persönlich angesprochen fühlt, kann auch der Vorname genutzt werden. Hier kommt es jedoch sehr stark auf die gewünschte Außenwirkung deines Unternehmens an. Wie ist die Verbindung zum Kunden? Welchen Inhalt hat der Brief? Das geschriebene Wort kann oft falsch verstanden werden und nicht jeder potenzielle Kunde oder Interessent fühlt sich mit einer so persönlichen Ansprache wohl.

Tipp: Du möchtest eine förmliche Anrede, kennst aber den Namen des Ansprechpartners nicht? Formuliere den Einstieg dann wie folgt: „Sehr geehrte Damen und Herren“.

Der Textbereich für deine Formulierung

Nun geht es darum, kreativ zu werden. Das Herzstück in deinem Anschreiben ist der Textbereich. Achte auf den Zeilenabstand, denn nach der Anrede folgt eine Zeile Abstand, bevor du mit dem Text beginnst. Jetzt stellt sich die Frage, welchen Inhalt dein Brief haben soll:

1. Das Angebot: Du möchtest einem Kunden oder Interessenten ein Angebot machen? In diesem Fall ist es wichtig, eine freundliche Ansprache zu wählen. Formuliere in knappen Sätzen das Angebot. Bring auf den Punkt, was dein Angebot attraktiv macht. Achte darauf, dass Kosten und Leistung klar zu erkennen sind.
2. Der Werbebrief: Du möchtest neue Kunden gewinnen. In dem Fall solltest du in dem Brief das Know-how deines Unternehmens unterstreichen. Gut ist es, erfolgreiche Projekte als Beispiel zu verwenden. Wen konntest du mit euren Leistungen bereits zufriedenstellen? Wie viele Kunden hast du? Was ist das Alleinstellungsmerkmal deines Angebots?
3. Rechnung oder Mahnung: Diese Form des Geschäftsbriefes ist ein Klassiker. Es kommt darauf an, dich kurz zu halten und deine Forderungen aufzuzeigen. Wichtig ist es, zu schreiben, wofür der Betrag in Rechnung gestellt wird. Möchtest du eine Mahnung schreiben, prüfe nach, ob du Gebühren erheben darfst.

Für einen erfolgreichen Geschäftsbrief braucht es die passende Formulierung. Bevor du dich daran machst, den Geschäftsbrief zu schreiben, teste die Formulierungen aus. Hinterfrage, wie du auf den Brief reagieren würdest. Welche Informationen sind wichtig? Was möchtest du lesen?

Die Grußformel als Abschluss

Welche Grußformel möchtest du verwenden? Auch hier gibt es natürlich echte Klassiker. Du kannst dich beispielsweise für die folgende Formulierung entscheiden: „Mit freundlichen Grüßen“. Diese Formel wird mit am häufigsten gewählt.

Inzwischen kann ein Geschäftsbrief auch einen anderen Abschluss haben. Du verabschiedest dich von deinem Kunden und möchtest einen guten Eindruck hinterlassen: Das kannst du ruhig „mit besten Grüßen“ tun oder auch „herzliche Grüße“ senden. Schnell bist du dann nicht mehr nur der Absender. Der Geschäftskunde wird wissen wollen, wer ihm den Brief gesendet hat. Was für ein Unternehmen steht hinter dem Brief?

Auch bei der Grußformel ist es natürlich wichtig zu prüfen, welchen Inhalt dein Brief hat. Bei einer Mahnung sind beste Grüße nicht die optimale Wahl. Setze bei dieser Korrespondenz lieber auf ein schlichtes Schreiben und verbleibe mit freundlichen Grüßen.

Die Pflichtangaben für dein Schreiben

Ein Stück weit ist ein Brief an einen Geschäftspartner durchaus ein individuelles Schreiben. Immerhin bringst du hier die persönliche Note deiner Firma hinein. Der Leser soll wissen, wo seine Vorteile liegen, wenn er mit dir in Kontakt tritt. Dennoch gibt es einige Pflichtangaben, die besonders wichtig sind. Dies gilt für die Einhaltung der passenden Zeile ebenso, wie für die Informationen, die in dem Text zu finden sein sollten. Unterschieden wird dabei zwischen Firmen, die im Handelsregister stehen und Absenderadressen, die nicht im Handelsregister stehen. Du stehst mit deiner Firma im Handelsregister? Das sind deine Pflichtangaben:

• Der Firmenname
• Die Handelsregisternummer
• Aufführung der Geschäftsführer bei einer GmbH
• Aufführung der Vorsitzenden des Aufsichtsrates bei einer GmbH
• Aufführung der Vorstandsmitglieder bei einer AG

Du stehst nicht im Handelsregister? Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn du selbstständig bist. In diesem Fall sind dies deine Pflichtangaben:

• Vor- und Nachname des Absenders
• Die Anschrift
• Vemerk von GbR bei einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts

Weitere Angaben, die keine Pflicht im Schreiben sind, aber durchaus eine positive Wirkung haben:

• E-Mailadresse
• Telefonummer
• Webseite

Gerade die E-Mail-Adresse ist heute eine sehr gute Grundlage, um eine Korrespondenz weiterführen zu können. Wenn dein Schreiben das Interesse des Empfängers geweckt hat, kann er so schnell mit dir in Kontakt treten. Lass einfach eine Leerzeile bei deiner Adresse und gibt dann deine E-Mail-Adresse an. So bietest du die Möglichkeit einer schriftlichen Kontaktaufnahme außerhalb eines Briefes. Ein großer Teil der Geschäftskorrespondenz wird heute per Mail durchgeführt, da dies Zeit und Ressourcen schont.

Die wichtigsten Tipps für deine Korrespondenzen

Du möchtest mit deinem Thema überzeugen? Du willst den Empfänger erreichen? Er soll deine Schreiben auf jeden Fall lesen? Jedes Wort sollte gut überlegt sein, damit das Schreiben nicht umsonst ist. Daher lohnt sich ein Blick auf die folgenden Tipps:

1. Formuliere kurz und knackig
2. Schreibe aussagekräftig
3. Benenne die wichtigen Fakten
4. Wähle einen Ansprechpartner oder eine freundliche Formulierung
5. Schreib fröhlich, freundlich und modern
6. Vergiss die Kontaktmöglichkeiten nicht
7. Verwende ein PS

Sätze lesen sich besonders einfach, wenn sie kurz gehalten sind. Niemand möchte sich durch lange Schachtelsätze arbeiten. Im schlimmsten Fall verlierst du deinen Leser sonst schon beim ersten Satz. Mit kurzen Sätzen, die wichtige Inhalte haben, bist du auf der sicheren Seite. Verpacke deine Informationen, ohne lange drumherum zu reden. Setze dabei auch gern mal eine Leerzeile ein. Absätze lockern den Brief zusätzlich auf. Achte aber darauf, dass er nicht zu lang wird.

Aussagekräftige Texte enthalten vor allen Dingen folgende Angaben: Worum geht es im Schreiben? Welche Informationen sind für den Leser wichtig?

Auch hier der Tipp: Denke dich in den Leser hinein. Was möchtest du in einem geschäftlichen Brief lesen und vor allem, wie möchtest du es lesen?

Der dritte Punkt in der Aufzählung oben sind die wichtigen Fakten. Diese sind für den Empfänger essentiell. Er möchte auf einen Blick erfassen, worum es geht und das Lesen sollte ihn keine Zeit kosten. Idealerweise stechen ihm diese Fakten also schon beim Überfliegen ins Auge.

Punkt Fünf: Eine fröhliche Schreibe sollte trotzdem nicht zu freundschaftlich wirken. Es geht darum, Worte zu finden, die positiv, schlicht und informativ sind. Stell dir vor, jemand hat bei dir ein Produkt bestellt. Nun stehst du als Lieferant unvorhergesehen vor dem Problem, dass dieses Produkt nicht vorrätig ist. Schreibst du im Text nun: „Ihr Produkt kann nicht geliefert werden“, hinterlässt dies bei dem Besteller einen bitteren Beigeschmack. Es ist unwahrscheinlich, dass er sich noch einmal an dich wendet. Biete ihm besser direkt eine Lösung an: Dies kann ein Gutschein sein oder das Versprechen, dass du noch versuchst, das Produkt zu bekommen.

Kontaktmöglichkeiten als wichtiger Faktor

Das beste Schreiben bringt nur wenig, wenn der Empfänger keine Möglichkeit findet, sich bei dir zurück zu melden. Wohin geht die Bestellung? Wie kann ich den Absender erreichen? Diese Fragen kommen unweigerlich auf. Daher solltest du die Kontaktmöglichkeiten gut sichtbar einbinden – zum Beispiel im letzten Abschnitt des Briefs. Verweise hier auf eine Webseite, gib deine Mail-Adresse an oder hinterlasse eine Rufnummer. Auch die Benennung mehrerer Möglichkeiten ist erlaubt. Nutze dann am besten für jede Angabe eine eigene Zeile, dann bleibt alles übersichtlich.

Auch an dieser Stelle der Hinweis: Das Schreiben sollte nicht zu lang sein. Eine gute Korrespondenz geht im Idealfall nicht über eine Seite hinaus.

Das Postskriptum – eine unterschätzte Möglichkeit

In früheren Zeiten war das Postskriptum bei einem schriftlichen Austausch nicht wegzudenken. Heute hat es scheinbar an Bedeutung verloren. Belebe es wieder! Nutze das Postskriptum, um auf bestimmte Punkte hinzuweisen. Das Unternehmen hat gerade ein spezielles Angebot? Es gibt Prozente? Die Webseite hat ein neues Gesicht erhalten? Diese Informationen sind im „PS“ sehr gut aufgehoben. Sie wecken noch einmal das Interesse und sorgen dafür, dass der Briefleser sich mehr mit dem Unternehmen beschäftigt. Und dies ist normalerweise eines der wichtigsten Ziele: Deine Firma soll im Vordergrund stehen.

Darf ein Versand online erfolgen?

Wie gesagt: Eine Kontaktaufnahme per Mail wird immer gerne in Anspruch genommen. Darf aber auch der Geschäftsbrief online versendet werden? Hier lautet die Antwort: Manchmal. Hier kommt es ganz auf das Thema und die Situation an:

Eine Mahnung, die auf eine per Post verschickte Rechnung erfolgt, sollte ebenfalls per Post verschickt werden. Werbebriefe dagegen können auch über einen Mail-Verteiler versendet werden. An dieser Stelle wägst du ab. Auch die Zielgruppe ist interessant. Gerade eine junge Zielgruppe ist mit einem Online-Versand oft eher zufrieden.

Wichtig: Auch beim Versand per Mail sollten die Vorgaben eingehalten werden. Dafür hast du zwei Möglichkeiten.

1. Du kannst eine Geschäfts-Mail versenden. In diesem Fall verzichtest du auf das Adressfeld und beginnst direkt mit der Anrede. Der Betreff wird in einer dafür vorgesehenen Zeile in der Mail eingetragen.
2. Die zweite Variante ist es, den Geschäftsbrief als PDF anzuhängen. Hierfür erstellst du ein kurzes Anschreiben, das du in die Mail eingibst. Verweise auf den Anhang. Diese Lösung kann sinnvoll sein, wenn es sich um eine online verschickte Rechnung handelt. Der Empfänger kann die Rechnung oder den Geschäftsbrief dadurch einfach abspeichern oder ausdrucken, wenn er ihn gerne in seinen Unterlagen ablegen möchte.

Tipp: Durch den Versand per Mail wird auch die Umwelt geschont. Es lohnt sich daher noch mehr, darüber nachzudenken.

Die wichtigsten Fragen und Antworten zum Geschäftsbrief

Der Geschäftsbrief erfordert ein gutes Händchen, durchdachte Formulierungen und die Zusammenfassung aller notwendigen Informationen. Damit du die wichtigsten Punkte immer zur Hand hast, kannst du dich über die häufigsten Fragen und Antworten hier informieren:

Wie kann ich einen Geschäftsbrief schreiben?

Ein Geschäftsbrief wird über den PC verfasst. Handschriftlich verfasste Geschäftsbriefe sind heute nicht mehr gern gesehen. Ziel ist es, dem Geschäftspartner fachgerecht Informationen oder Angebote zu vermitteln. Mit professionellen Formulierungen und knappen Sätzen bist du erfolgreich.

Wie kann ich beim Schreiben eines Geschäftsbriefs Zeit sparen?

Du verfasst besonders häufig Geschäftsbriefe zu einem ähnlichen Thema? Es spart viel Zeit, wenn du eine Vorlage einsetzt. Die Vorlage nach DIN-Norm enthält bereits die Unternehmensadresse sowie die Formel für die Anrede und den Abschluss. Du kannst die Schriftart einstellen, wie beispielsweise Times New Roman. Auch Vorgaben zum Zeilenabstand sind im Brief schon enthalten.

Sollte ich einen Geschäftsbrief persönlich unterschreiben?

Schreibst du an einen Kunde einen Geschäftsbrief, ist die persönliche Unterschrift empfehlenswert. Schwierig wird es, wenn du eine Vorlage für zahlreiche Briefe hast. Es kostet viel Zeit, unter alle eine Unterschrift zu setzen. Ein guter Tipp ist es, deine originale Unterschrift zu digitalisieren. Du kannst sie dann in einer Zeile des Briefes einfügen. Oft fällt dem Leser gar nicht auf, dass es sich nicht um ein Original handelt.

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