Leerzeilen, also Zeilenumbrüche, sorgen dafür, dass Texte einen übersichtlichen Aufbau erhalten. Sie trennen Absätze voneinander und gliedern den Inhalt. Bei Geschäftsbriefen schreibt die DIN5008 zudem vor, vor welchen Elementen (Betreffzeile, Gruß, Anlagenvermerk oder der Unterschrift) jeweils wie viele Leerzeilen stehen sollen.
DIN 5008 gibt Anzahl der Leerzeilen vor
In der DIN 5008 ist genau festgelegt, wie viele Leerzeilen an welche Stelle Ihres Geschäftsbriefs gehören. Leerzeilen erzeugen Sie entweder über das Absatzformat oder indem Sie die Umschalttaste drücken. Zwischen zwei Absätzen ist jeweils eine Leerzeile zu setzen, auch vor und nach einer Aufzählung, die Sie etwa bei einem detaillierten Angebot nutzen, soll jeweils eine stehen. Zwischen die einzelnen Aufzählungszeichen dürfen Sie Leerzeilen einfügen, vor allem, wenn die Aufzählungsglieder mehrzeilig sind.
Leerzeilen im Briefkopf
Im Anschriftfeld sind keine Leerzeilen vorgesehen. Die Zusatz- und Vermerkzone wird von unten noch oben gefüllt, die Anschriftzone von oben nach unten. Zwischen beiden steht daher keine Leerzeile. Auch im der Empfängeranschrift werden alle Angaben ohne Leerzeilen geschrieben.
Im Standardinformationsblock fügen Sie vor dem Leitwort “Namen” und dem Datum jeweils eine Leerzeile ein, “Ihr Zeichen”, “Ihre Nachricht”, “Unser Zeichen” und “Unsere Nachricht” bilden damit einen Block, ebenso “Name”, “Telefon”, “Telefax”, “E-Mail” sowie gegebenenfalls weitere Kommunikationsangaben.
Leerzeilen im Brieftext
Ein Geschäftsbrief wird durch Leerzeilen gegliedert.
- Betreffzeile: Die Betreffzeile steht zwei Leerzeilen unterhalb des Informationsblocks.
- Anrede: Die Anrede steht zwei Leerzeilen unterhalb der Betreffzeile.
- Brieftext: Er beginnt eine Leerzeile unterhalb der Anrede. Setzen Sie Leerzeilen, um den Brieftext in Absätze zu gliedern, wenn dies nötig ist.
- Grußformel: Die Grußformel wird vom Brieftext durch eine Leerzeile getrennt.
- Bezeichnung des Unternehmens oder der Behörde: Sie folgt nach einer Leerzeile unter der Grußformel.
- Angabe des/der Unterzeichnenden: Hierfür macht die DIN 5008 keine Vorgaben, die Anzahl der erforderlichen Leerzeilen soll innerbetrieblich geregelt werden.
- Zusätze (i. V., i. A.): Sie stehen zwischen dem Firmennamen und der Angabe des Unterzeichnenden oder in der gleichen Zeile wie die Namenswiedergabe.
- Anlagenvermerk/Verteilvermerk: Der Mindestabstand zur Grußformel oder zum Firmennamen beträgt drei Leerzeilen. Wird der/die Unterzeichnende genannt, setzen Sie nur eine Leerzeile. Wenn Sie aufgrund von Platzmangel den Anlagenvermerk/Verteilvermerk nach rechts rücken (125 mm von der linken Blattkante), setzen Sie eine Leerzeile Abstand vom Brieftext.
- Seitennummerierung: Steht die Seitennummerierung unterhalb des Brieftexts, setzen Sie eine Leerzeile. Sie können die Seitennummerierung auch in der Form “- X -” in die Kopfzeile des Dokuments setzen.
- PS und Co.: PS und Co. heißen in der DIN 5008 werbliche Elemente. Sie stehen mit einer Leerzeile Abstand am Ende des Briefs vor den Geschäftsangaben.
Briefschluss laut DIN 5008
In der Praxis sieht der Briefschluss wie folgt aus:
Freundliche Grüße
–
Meier & Söhne GmbH
–
–
–
Rolf Meier
–
Anlage
Unterzeichnen Sie das Schreiben mit i. V. oder i. A., können Sie diesen Zusatz vor die maschinelle Unterschrift setzen. Alternativ ist es auch möglich, das entsprechende Kürzel maschinell vor Ihren handschriftlichen Namen zu platzieren. In der Praxis sehen beide Varianten wie folgt aus:
Freundliche Grüße
–
Meier & Söhne GmbH
–
– (handschriftlicher Name)
–
i. A. Rolf Meier
–
Anlage
oder:
Freundliche Grüße
–
Meier & Söhne GmbH
–
i. A. (handschriftlicher Name)
–
Rolf Meier
–
Anlage
