Rechnungen sind rechtsgültige Dokumente und geben Aufschluss über erworbene Produkte oder Leistungen. In diesem Artikel erläutern wir, was es alles beim Schreiben einer Rechnung in Deutschland zu beachten gibt und was auf eine professionelle Rechnung gehört.
Das deutsche Umsatzsteuergesetz gibt vor, welche Pflichtangaben auf einer Rechnung zu finden sein müssen. Diese Informationen schützen sowohl Käufer als auch Händler vor möglichen Missverständnissen und helfen ihnen dabei, die konkreten Verkaufsbedingungen besser zu verstehen. Auch das Finanzamt kann die finanziellen Vorgänge eines Unternehmens so besser nachvollziehen und auf Rechtskonformität überprüfen.
Jetzt rechtskonforme Rechnung erstellen
Egal ob Freelancer, Einzelunternehmen oder größere Firma, auf die Korrektheit der ausgestellten Rechnungen sollte immer und von Anfang an geachtet werden. Hierbei kann es helfen, sich für seine Rechnung ein Muster zu erstellen, auf das man immer wieder zurückgreifen kann. Um nichts zu vergessen, laden Sie sich unsere Rechnungsvorlage für Word und Excel kostenlosherunter.
Diese Pflichtangaben gehören auf jede Rechnung
Um professionell aufzutreten, die eigenen Finanzen im Blick zu behalten und Schwierigkeiten mit den Behörden vorzubeugen, sollten folgende Bestandteile auf keiner Rechnung fehlen:
Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Das Ausstellungsdatum der Rechnung
Eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
Die eigene Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID
Bei Kunden im EU-Ausland auch deren Umsatzsteuer-ID
Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistungen
Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
Der Rechnungsbetrag, aus dem Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag hervorgehen
Zusätzlich ist es hilfreich einer Rechnung folgende freiwillige Angaben beizufügen:
Eine Zahlungsfrist
Eine individuelle Kundennummer
Die eigenen Kontaktdaten (z.B. Telefonnummer oder E-Mail)
Die eigene Bankverbindung
Außerdem macht es Sinn, eine Rechnung auch immer als solche zu kennzeichnen, um Verwirrung und Missverständnisse zu verhindern.
Ausnahmeregelungen und besondere Rechnungsarten
Auch wenn die obenstehenden Vorgaben prinzipiell für alle Rechnungen gelten, gibt es doch einige Ausnahmen und Sonderregelungen, die man kennen und beachten sollte.
Die Kleinunternehmerregelung: Rechnung schreiben als Kleinunternehmer
Die Kleinunternehmerregelung erleichtert Gründern und kleinen Unternehmen die Buchhaltung, da keine Umsatzsteuer berechnet, und somit nicht ans Finanzamt abgeführt werden muss.
Grundsätzlich gelten für eine Kleinunternehmer Rechnung die gleichen Pflichtangaben wie für jede normale Rechnung auch. Da die Kleinunternehmerregelung aber das Erheben der Umsatzsteuer auf verkaufte Produkte bzw. Leistungen ausschließt, darf diese auch nicht auf der Rechnung ausgewiesen werden.
Wichtig: Die Rechnung sollte unbedingt einen Hinweis auf den Grund der fehlenden Umsatzsteuer enthalten. So ein Hinweis könnte z.B. lauten: “Gemäß der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet”.
Um rechtskonforme Rechnungen nach dieser Sonderregelung zu erstellen, macht ein professionelles Rechnungsprogramm auf für Kleinunternehmer Sinn.
Die Kleinbetragsrechnung: Rechnungen unter 250€
Für sogenannte Kleinbetragsrechnungen mit einem Betrag unter 250€ (inkl. Umsatzsteuer) gelten im Allgemeinen geringere rechtliche Anforderungen.
Folgende Angaben sind auch auf einer Kleinbetragsrechnung Pflicht:
Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
Das Ausstellungsdatum der Rechnung
Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistungen
Berechneter Umsatzsteuersatz und Bruttobetrag
Verzichtet werden kann bei der Kleinbetragsrechnung also auf Angaben wie Steuernummer/ Steuer-ID, Name und Anschrift des Leistungsempfängers, Rechnungsnummer und Nettobetrag.
Die Proforma Rechnung
Eine Proforma Rechnung (auch Handelsrechnung genannt) dient in erster Linie als Beleg für steuerliche Zwecke, oft um den Wert einer Warenlieferung nachzuweisen. Da in einer Proforma Rechnung zumeist die Zahlungsaufforderung fehlt, ist sie keine Rechnung im eigentlichen Sinn.
Prinzipiell sollte eine Proforma Rechnung die gleichen Angaben enthalten, wie jede normale Rechnung. Eine Rechnungsnummer ist zwar nicht nötig, doch sollte unbedingt darauf hingewiesen werden, dass sich um eine Proforma Rechnung handelt.
Oft wird eine Proforma Rechnung ausgestellt, wenn in Drittländer, also Länder außerhalb der EU, geliefert werden soll. Teilweise werden Proforma Rechnungen aber beispielsweise auch bei kostenlosen Mustersendungen, bei Ersatzteillieferung oder bei Lieferungen auf Vorkasse eingesetzt.
Übermittlung und Aufbewahrung von Rechnungen
Sofern die Rechnung alle entsprechenden Pflichtangaben enthält, steht es dem leistenden Unternehmen frei, diese in Papierform oder auf digitalem Weg zu senden.
Dank Digitalisierung und verstärktem Umweltbewusstsein werden heutzutage oft elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) verschickt. Hierbei kann ein gutes Rechnungsprogramm hilfreich sein, um Zeit zu sparen und alle Kundendaten an einem Ort zu haben.Außerdem hilft dir ein Rechnungsprogramm dabei, all deine Rechnungen gut sortiert und immer abrufbereit aufzubewahren. Denn jede gestellte Rechnung unterliegt einer 10-jährigen Aufbewahrungspflicht und muss dem Finanzamt jederzeit vorgelegt werden können.
