Jede Rechnungsnummer muss laut Gesetz einzigartig und exakt zuzuordnen sein. Deshalb darf die ausstellende Firma jede Rechnungsnummer nur genau einmal vergeben und nutzen, sowohl bei einmaligen als auch Dauerleistungen. Ein Zahlungseingang, der sich keinem Rechnungsdokument zuordnen lässt, kann im schlimmsten Fall als Steuerhinterziehung beurteilt werden. Die Tatsache, dass Rechnungen nur einmal ausgestellt werden dürfen, weist auf die Bedeutung der singulären Rechnungsnummern hin.
Diese Möglichkeit der eindeutigen Zuordnung ist wichtig dafür, um die ordnungsgemäße Führung der Buchhaltung sowie der Kunden prüfen zu können. Einerseits ist es so, dass man für die erstellte Rechnung die darauf erhobene Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen muss. Dass dies vollständig gemacht wurde, dafür ist die fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer ein wichtiges Indiz, da sie die Umsätze in geordneter und nachvollziehbarer Systematik darstellt. Auf der anderen Seite will sich der Empfänger der Rechnung die von ihm gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt erstatten lassen. Wegen des Vorsteuerabzugs ist die Rechnungsnummer also auch für den Empfänger der Rechnung wichtig.
