Corinna Rieß ~ 4 min Lesezeit | 27. Jun 2018
Rechnungsnummern dürfen in deinem Nummernsystem nur genau einmal vergeben werden. Wenn du aber aus Versehen Rechnungsnummern doppelt vergeben hast und das erst bemerkst, wenn die Rechnungen schon versandt sind – wie musst du korrekt reagieren?
Was sind die Anforderungen an Rechnungsnummern?
Das musst Du bei der Vergabe von Rechnungsnummern beachten:
- Rechnungsnummern müssen fortlaufend sein.
- Jede Rechnungsnummer darf nur ein einziges Mal vergeben werden.
- Die Rechnungsnummer darf beliebig aus Ziffern und Buchstaben zusammengestellt werden. Das kannst du selbst bestimmen, dein System für Rechnungsnummern sollte aber einer nachvollziehbaren Logik folgen. Ansonsten bist du in der Gestaltung deines Nummernsystems sehr frei.
- Jede Rechnung braucht eine eigene, nur einmal vergebene Rechnungsnummer. Eine Ausnahme sind Kleinbetragsrechnungen. Dafür liegt die Grenze bei 250 Euro netto. Kassensysteme in Ladengeschäften z.B. vergeben nicht auf jeder Quittung eine Rechnungsnummer. Natürlich darf auch eine Kleinbetragsrechnung eine Rechnungsnummer enthalten: Für dich als Freiberufler oder Soloselbstständiger ist das unter Umständen einfacher und nachvollziehbarer, alle Rechnungen in einem einheitlichen Nummernkreis zu erstellen, egal wie hoch der Rechnungsbetrag ist.
Die Vorschriften zu Pflichtangaben auf Rechnungen findest du im Umsatzsteuergesetz, sie stehen in§14Abs.4UStG.Die gesetzlichen Regelungen besagen, dass für die Erstellung einer Rechnung eine fortlaufende Rechnungsnummer erforderlich ist. Daher ist es nicht zulässig, dass Rechnungsnummern doppelt vergeben werden.
Warum darf ich Rechnungsnummern nur einmal verwenden?
Rechnungsnummern müssen vor allem einmalig sein. Denn die Rechnungsnummer dient dazu, dass eine Rechnung bei der Steuerprüfung identifiziert und eindeutig zugeordnet werden kann. Mit den Rechnungsnummern verschaffst du dem Finanzamt einen Überblick über die Anzahl deiner Rechnungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Wenn Rechnungsnummern doppelt vergeben wurden, dann erfüllen beide Rechnungen die gesetzlichen Anforderungen an die Rechnungsstellung nicht. Das kann zur Folge haben, dass beide Rechnungen und die damit zusammen hängenden Buchungen durch das Finanzamt nicht anerkannt werden.
Wozu überhaupt eine Rechnungsnummer?
Für die Finanzbehörde sind fehlende Rechnungsnummern kein Kavaliersdelikt, das zu vernachlässigen wäre. Denn durch die fortlaufende Rechnungsnummer erlangt der Fiskus eine Übersicht über die Anzahl der Rechnungen, die du innerhalb eines Kalenderjahres geschrieben hast. Die Nummer ermöglicht bei einer Betriebsprüfung eine eindeutige Zuordnung und einen Abgleich mit der Buchführung deiner Geschäftspartner.
Rechnungsnummern doppelt vergeben: Wie kann das passieren?
Eigentlich sollte dein System wasserdicht und logisch sein, doch manchmal passiert es eben doch z.B. als Copy&Paste Unfall. Weil du mehrere Rechnungen hintereinander mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt hast oder weil du einfach das Textdokument der alten Rechnung für diesen Kunden nochmal hervorgekramt und den neuen Auftrag hineingebastelt hast,hast du nun eine doppelte Rechnungsnummer. Du hast einfach übersehen, dass du sie nicht angepasst hastund nun hast du aufgrund derselben Rechnungsnummer eine Rechnung doppelt gestellt. Das ist ärgerlich und abgesehen davon ist unter GOBD-Gesichtspunkten die ganze Vorgehensweise – sagen wir es diplomatisch: nicht ideal. Jedenfalls hast du nun den Salat, also mehr als eine Rechnung mit identischen Rechnungsnummern.
Sollte das im Fall einer Betriebsprüfung bei dir oder beim Kunden auffallen, wird das Finanzamt automatisch sehr misstrauisch: Versucht hier jemand Steuern zu hinterziehen? Es kann dir also passieren, dass deine gesamte Buchhaltung angezweifelt und Gewinne etc. erstmal geschätzt und höher angesetzt werden, als sie tatsächlich waren.
Doppelte Rechnungsnummer – wie gehst Du vor?
Wenn du nun allerdings irrtümlicherweise eine Rechnungsnummer mehr als einmal deinen Rechnungen zuordnest, musst du den Empfänger oder die Empfängerin über deinen Fehler informieren unddie falsche Rechnungsnummer korrigieren. Es ist sinnvoll, das sofort zu tun, wenn du den Fehler bemerkt hast. Um eine fehlerhafte Rechnung zu korrigieren, musst du sie in deiner Buchhaltung stornieren und dem Rechnungsempfänger eine Stornorechnung (wird auch „Korrekturrechnung“ genannt) ausstellen. Wie der Ablauf von Storno und Stornorechnung im Einzelnen funktioniert, haben wir Schritt für Schritt für dich aufgeschrieben. Für die Stornorechnung gelten die Pflichtangaben wie für Rechnungen. Sie sorgt dafür, dass erstmal wieder alles auf Null ist und du neu abrechnen kannst.
Deshalb schickst du außer der Storno-/Korrekturrechnung natürlich auch die neue, korrekte Rechnung heraus. Diese Rechnung versiehst du mit einer noch nicht vergebenen Nummer, die sich in dein Nummernsystem fortlaufend einfügt.
Was, wenn du mittlerweile bereits weitere Leistungen abgerechnet hast?
Der Kunde hat bereits gezahlt? Das ist kein Problem. Denn mit der Stornorechnung und der neuen Rechnung ändert sich ja an den Beträgen nichts und sollte das Finanzamt Fragen haben, könnt ihr nun beide sauber nachweisen, wie der Vorgang abgelaufen ist.
Das gilt auch, falls du erst viel später bemerkst, dass du Rechnungsnummern doppelt vergeben hast und du mittlerweile schon weitere Rechnungen geschrieben hast für Leistungen, deren Leistungsdatum später liegen als die Leistung, für die du eine fehlerhafte Rechnung geschrieben hast. Du kannst als Ersatz für die falsch gestellte Rechnungsnummer einfach die „nächste freie“ Rechnungsnummer verwenden, die in deinem System an der Reihe ist, auch wenn dann die Reihenfolge deiner Leistungen und die Reihenfolge der entsprechenden Rechnungsnummern nicht mehr übereinstimmen. Das Finanzamt interessiert sich dafür nicht.
Wie kann ich solche Fehler vermeiden? – automatische Nummernvergabe
Rechnungsnummern doppelt vergeben – das ist nur dann eine mögliche Fehlerquelle, wenn du jede Rechnungsnummer manuell vergibst. Das kann zum Beispiel passieren, wenn du eine Tabelle mit Deinen Rechnungsnummern führst und in einer Zeile für eine bereits vergebene Rechnungsnummer keinen Eintrag gemacht hast. Dann ist es natürlich auch möglich, dass du vergisst, in deiner Rechnungsvorlage die Rechnungsnummer zu aktualisieren. Wusstest du, dass Billomat die Rechnungsnummer automatisch für dich vergibt? Wenn du Billomat benutzt, musst du nicht selbst daran denken, einer neuen Rechnung eine aktuelle Nummer zuzuordnen – das übernimmt die Software automatisch für dich. Probier das doch einfach mal unverbindlich und kostenlos aus!
von Julia Dombrovski
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