Wie funktioniert Zoom? Die besten Tipps (Anleitung, PDF) (2024)

Wir erklären dir Zoom. Einfache Zoom-Tipps und unbekannte Tricks, damit deine Zoom-Meetings besser werden. Mit Beispielen und einer Anleitung als PDF.

Zoom ist ein wichtiges Werkzeug im PowerUp-Camp, wo wir Coaches, Trainer:innen und Expert:innen helfen, Kunden zu gewinnen. Wir verwenden Zoom auch in anderen Situationen – dazu mehr später.

Hier zeigen wir dir, wie Zoom funktioniert und wie du es optimal nutzt.

Zoom-Anleitung als PDF

Wir haben die Grundfunktionen von Zoom als Zoom-Bedienungsanleitung in PDF-Format zusammengefasst:

Download: Zoom-Anleitung in deutsch (PDF)

In dieser Anleitung erklären wir mehr nützliche Funktionen von Zoom.

Wie funktioniert Zoom?

Zoom funktioniert sehr einfach nach folgenden Schritten:

1. Zoom installieren und Konto erstellen (einmalig)
2. Zoom öffnen
3. Zoom-Meeting sofort starten oder in der Zukunft planen
4. Einladungslink an Teilnehmende senden
5. Zoom-Meeting halten – sehr simpel

Natürlich gibt es dazu diverse zusätzliche Funktionen und Tipps, die wir hier in dieser Anleitung erklären.

Zoom ist eine professionelle Videokonferenz-Software, die sich grundsätzlich für alle Situationen eignet, in welchen du dich mit mindestens einer anderen Person online und mit Video treffen möchtest.

Natürlich kannst du das auch mit anderen Tools wie Skype, Google Hangouts Meet, Messenger, Whatsapp, etc. tun.

Zoom ist jedoch sehr stabil und zuverlässig und hat einige wertvolle Funktionen standardmässig eingebaut, die du bei den oben genannten Tools (zum Teil) nicht findest.

Wichtigste Funktionen und Hauptvorteile:

• Chat an alle oder an einzelne Person (inkl. Download der Chat-Nachrichten nach dem Meeting)
• Bildschirmfreigabe (deinen Bildschirm zeigen)
• Bildschirmübernahme (einen anderen Computer steuern)
• Meetings in Zukunft planen
• Wiederkehrende Meetings planen
• Teilnehmende benötigen kein Konto (nur als Veranstalter)
• Teilnahme mit Mobil-, Desktop-Geräte und per Telefon möglich
• Aufzeichnung als Video oder nur Ton (z. B. für Podcast)
• Dateien teilen mit Teilnehmenden
• Livestream zu Facebook oder YouTube (z. B. Interview)

Zoom-Anleitung

Judith Steiner hat ein 10-minütiges Tutorial aufgenommen, das dir einen guten Start mit Zoom ermöglicht.

Wieviel kostet Zoom?

Zoom bietet 4 Preispläne an: Basic, Pro, Business und Enterprise.

Interessant für Einzel- und kleine Unternehmen ist meist die Pro-Version, wenn du längere Gruppencalls als 40 Minuten durchführen willst. Wenn du nur Einzelgespräche führst, reicht die kostenlose Version.

Zoom Basic (kostenlos)

Zoom ist für Gruppen bis 100 Teilnehmer*innen und 40 Min. Gesprächsdauer kostenlos.

Besprechungen unter vier Augensowie auch dieAnzahlder Besprechungen sind unbegrenzt.

Zoom Pro

Wenn du (oder ihr in der Firma) längere Gespräche in der Gruppe durchführen möchtest, benötigt mindestens eine Person einen Pro-Account als Moderator*in.

Kosten: $ 14.99/Monat/Moderator

Du kannst Meetings bis 100 Teilnehmer*innen mit einer Gesprächsdauer von maximal 24 Stunden durchführen.

In diesem Preisplan stehen dir weitere Pakete als Add-On-Abos zur Verfügung. Erwähnenswert ist hier die Speichererweiterung, falls du Meetings in der Cloud aufzeichnen möchtest und die Webinar-Funktion.

Einsatzmöglichkeiten von Zoom

Entscheidend ist, dass ein Live-Meeting erforderlich ist. Falls nicht, dann empfehlen wir dir stattdessen das Tool Loom zu verwenden.

Bei Zoom kannst du auf Knopfdruck eine Aufzeichnung starten und sie wahlweise auf deinem Computer oder in der Zoom-Cloud speichern.

Die Aufzeichnung beinhaltet eine Videodatei, eine Audiodatei und eine Textdatei für den Chat (falls er verwendet wurde) zur Verfügung.

Alternativ kannst du der anderen Person gestatten, die Aufzeichnung selbst zu machen.

Wie wir Zoom-Aufzeichnungen einsetzen

Wir zeichnen alle Beratungssessions auf und laden sie anschliessend auf der Videoplattform Vimeo hoch.

Das bedeutet zwar etwas mehr Aufwand für uns, dafür haben wir ein Archiv der Besprechungen und können sie beliebig teilen.

Kleiner Tipp: Wenn du mit einer Person oder einer Gruppe mehrere geplante Meetings hast, dann erstelle auf Vimeo eine Präsentation (Portfolio). Bei Bedarf kannst du sie mit einem Passwort schützen.

Teile nun den Link dieser Präsentation und füge alle Aufzeichnungen zur Präsentation hinzu. Vorteil: Ein Link für viele Aufzeichnungen. so musst du nicht jedes Mal eine neuen Link teilen.

Ideen zur Verwendung von Zoom

Hier ein paar Ideen, wie du Zoom in deinem Business einsetzen kannst.

1:1-Besprechungen und -Meetings

Ideen:

• Coaching, Mentoring, Beratung
• Technische Unterstützung und Live-Tutorials
• Privatunterricht: Nachhilfe, Instrumentalunterricht, Tanz- und Yoga-Lektionen

Gruppen-Coaching

Gruppen-Coaching hat den Vorteil, dass du gleichzeitig mit mehreren Leuten zusammenarbeiten kannst.

Mastermind-Calls

Gleich, wie beim Gruppencoaching, nur dass Mastermind-Calls in der Regel anders aufgebaut sind.

Remote arbeiten / Homeoffice / Coworking

Sam und ich arbeiten die meiste Zeit nicht am selben Ort. Neben regelmässigen Zoom-Meetings veranstalten wir ab und zu auch Massive-Action-Sessions. D. h. wir lassen Zoom laufen, arbeiten an gemeinsamen Projekten und können uns jederzeit austauschen.

Brainstorming-Sessions

Kürzlich haben wir eine solche Session durchgeführt. Weil wir so viele Leute wie möglich ansprechen wollten und auf eine Registration verzichtet haben, war Zoom das beste Tool dazu.

1-2-3: Event planen, Link auf Social Media-Plattformen und via E-Mail teilen, fertig!

Präsentationen

Wenn du eine übersichtliche Gruppe hast, kannst du Produktankündigungen, Produktdemonstrationen oder Vorträge via Zoom anbieten.

Bei grösseren Gruppen lohnt sich die Überlegung, das Webinar-Add-On (siehe weiter unten) zu buchen.

Online-Konferenzen

Hast du dir schon mal überlegt, eine Online-Konferenz zu organisieren?

Hier hast du über einen oder mehrere Tage verteilt verschiedene Präsentationen von verschiedenen Speakern.

Durch die Terminplanung innerhalb von Zoom legst du einen beliebigen Zeitraum statt und teilst anschliessend einen einzelnen Link mit den Teilnehmern.

Workshops

Auch Workshops lassen sich sehr gut online durchführen.

Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass die meisten Leute nach etwa 3 Stunden eh nicht mehr besonders aufnahmefähig sind.

Darum ist das eine gute Länge für einen Online-Workshop.

Hier macht es Sinn, die Workshop-Dauer in 2-4 Blöcke einzuteilen, mit jeweils einer Pause dazwischen.

Je nach Workshop-Situation kannst du auch Zeitblöcke einbauen, während welchen die Leute selbständig arbeiten. Danach trifft man sich wieder online für Feedback und weitere Schritte.

Für Gruppenarbeiten kannst du die Breakout-Room-Funktion verwenden und nach einer Weile wieder alle Teilnehmer*innen in den „Haupt-Raum“ zurück bringen.

Interviews

Interviews sind eine hervorragende Möglichkeit für Content Marketing, aber auch für Leadgenerierung.

Im letzteren Fall kannst du ein Interview als Lead Magnet anbieten.

Ein Interview kannst du gut via Zoom durchführen. Wie erwähnt erhältst du mit der Aufzeichnung auch eine Audiodatei.

Du hast dann eine Videodatei, die du beliebig verwenden kannst, UND eine separate Audiodatei für deinen Podcast beispielsweise. Wenn du das Video zusätzlich live streamst, hast du sogar alle Möglichkeiten auf einmal.

Webinare

Um mit Zoom Webinare durchzuführen, benötigst du ein Add-On Abo, erhältlich ab $40/Monat (nur für kostenpflichtige Accounts).

Webinare unterscheiden sich in verschiedenen Punkten von normalen Videokonferenzen:

• Die Teilnehmer sind nicht mehr einzeln sichtbar
• Du kannst verschiedene Diskussionsteilnehmer (Zoom nennt sich auch Panelists) bestimmen
• Chatfunktion für Fragen & Antworten
• Anbindung an E-Mail-Marketing- und CRM-Lösungen
• Monetarisierung (Webinare verkaufen)

Wie bei den normalen Zoom-Meetings können sich die Teilnehmer*innen auch hier per Telefon einwählen.

Webinare eignen sich insbesondere für…

• grosse Versammlungen
• Online-Konferenzen
• Schulungen mit vielen Teilnehmer*innen
• Produktankündigungen
• Leadgenerierung
• Webinare im Funnel
• etc.

Livestreaming

Ab der Pro-Version steht dir Livestreaming zur Verfügung.

Gehe zur Aktivierung in die Einstellungen unter In Meeting (Erweitert) und wähle die gewünschte Plattformen.

Zur Verfügung stehen:

• Facebook
• Workplace von Facebook
• YouTube
• Benutzerdefinierter Service

Tipps & Tricks zu Zoom

1. Viele Slides verwenden

Wenn du Slides für eine Präsentation oder ein Webinar einsetzen möchtest, dann verwenden wir die Faustregel:

Mindestens 2 Slides pro Minute Präsentation.

Bei einer 30-minütigen Präsentation solltest du also mindestens 60 Slides verwenden.

Warum?

Die Aufmerksamkeitsspanne am Bildschirm ist niedriger als offline. Wenn sich zu lange nichts am Bildschirm bewegt, wird es schnell langweilig und dein Publikum lässt sich von etwas anderem ablenken.

Zusatztipp: Verwende viele Bilder, Grafiken etc. und wenig Text pro Slide.

2. Kopfhörer verwenden

Die meisten Geräte haben heute eine integrierte Kamera und ein integriertes Mikrofon. Kommt der Ton aus den Lautsprechern, wird er vom Mikrofon erfasst und wieder zurück gespielt, es kommt zu Rückkopplungen (Echoeffekt).

Verwende darum wenn immer möglich einen Kopfhörer.

3. Chat aktiv nutzen

Der Chat ist hilfreich, um Links zu teilen, aber auch für Fragestellungen der Teilnehmenden. Fordere sie auf (vor allem auch in Webinaren), den Chat für Fragen zu verwenden. So kannst du sie gebündelt beantworten, z. B. nach der Präsentation.

4. Virtuellen Hintergrund verwenden

Hast du eine ungünstige Raumsituation? Oder vielleicht Dinge in deinem Zimmer, Büro usw., die andere nicht sehen sollten?

Bei Zoom hast du die Möglichkeit, einen virtuellen Hintergrund zu verwenden. Entweder als Bild oder als Video.

Gehe dazu im Meeting auf die Videoeinstellungen und klicke auf „Virtuellen Hintergrund wählen…“

Hintergrund wählen (links) und Resultat (rechts):

Natürlich kannst du auch ein eigenes Bild oder Video hinzufügen. Klicke auf das + in der rechten Ecke unterhalb des Vorschaubilds.

Die Verwendung dieser Funktion ist etwas Geschmacksache, da es an den Rändern des eigenen Körpers gut sichtbar ist, dass der Hintergrund nicht echt ist. Probier es aus.

Eigener virtueller Hintergrund hochladen

Lade hier deinen eigenen virtuellen Hintergrund herunter:

Tool-Tipp 1: Unsplash

• Unsplash ist eine kostenlose Datenbank für lizenzfreie Bilder. Lade hier ein beliebiges Bild herunter und bei Zoom wieder hoch.

Tool-Tipp 2: Canva

• Canva ist ein kostenloses Grafik-Design-Tool. Erstelle mit einer Zoom-spezifischen Vorlage einen virtuellen Hintergrund, lade ihn als JPG- oder PNG-Datei herunter und bei Zoom hoch.

Videoanleitung: virtueller Hintergrund

5. Bildschirm freigeben

Um deinen Bildschirm freizugeben, klickst du auf den grünen Button am unteren Bildschirmrand (siehe Bild oben).

Neben der normalen Bildschirmfreigabe (ganzer Bildschirm, Browserfenster oder App wählbar) hast du weitere Möglichkeiten:

• Whiteboard-Funktion
• iPhone/iPad via AirPlay bzw. mit Kabel
• Einzelner Bildschirm-Ausschnitt
• Nur den Computerton
• Inhalt einer 2. Kamera
• Dateien aus Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive und Box

Ebenfalls einstellen kannst du, ob nur du den Bildschirm freigeben darfst, oder auch die Teilnehmer*innen.

Wir lassen in der Regel die Freigabe für alle zu. In Gruppencoaching-Situationen ist das sehr hilfreich, vor allem auch, wenn du kurzfristig die Bildschirmsteuerung der anderen Person übernehmen kannst, um etwas zu demonstrieren.

6. Alle auf einmal stummschalten

Mit dem Tastaturkürzel Control+Command+M (Mac) bzw. Alt+M (PC) kannst du alle Teilnehmer*innen (ausser Host) auf einmal stummschalten.

Sehr hilfreich, wenn du dein Meeting oder deine Übertragung offiziell starten möchtest und verschiedenste Geräusche hörbar sind.

Weitere Tastaturkürzel findest du in der Desktop-App unter Einstellungen (klicke dazu auf dein Profilbild rechts oben).

7. Musik mit guter Qualität übertragen

Wenn du Lektionen via Zoom anbietest, die Musik beinhalten (z. B. Yoga-Tanz- oder Fitnesslektionen), dann gehe wie folgt vor:

1. Spiele die Musik ab deinem Computer ab
2. Klick auf den grünen Button „Bildschirm freigeben“
3. dann auf „Erweitern“
4. nun auf „Nur Computerton“
5. schliesslich unten rechts mit dem blauen Button „Bildschirm freigeben“ bestätigen.

D.h. die Kamera ist immer noch aktiv, der Ton kommt jedoch direkt aus dem Computer und ergibt eine deutlich bessere Tonqualität. Das Mikrofon funktioniert wie gewohnt!

Videoanleitung: Musik besser übertragen

8. Breakout-Räume verwenden

In Zoom ist es möglich, bis zu 50 Breakout-Räume zu verwenden und die Teilnehmenden automatisch oder manuell in verschiedene Räume (Sitzungen) aufzuteilen.

Zwei Anwendungsbeispiele:

1. Du bist Dozent*in, unterrichtest online und möchtest eine Gruppenarbeit durchführen.
2. Du machst zusammen mit mehreren Hosts (Coaches) ein Gruppencoaching und teilst die Leute in Gruppen auf, um themenspezifisch zu coachen. Die einen brauchen vielleicht technische Unterstützung, während die anderen lieber ein spezifisches Training oder Mindset-Arbeit wünschen.

Um Breakout-Räume verwenden zu können, musst du das in den Einstellungen aktivieren.

9. Warteraum aktivieren

Zoom hat den Warteraum standardmässig aktiviert.

Alle Teilnehmenden versammeln sich vor dem Meeting in diesem virtuellen Wartezimmer. So bestimmst du als Host, wer und wann dem Meeting beitreten kann.

Zoombombing (Unberechtigte tauchen plötzlich auf und stören) wird dadurch unterbunden, weil du die Zugangskontrolle hast.

Der Warteraum hat noch eine andere Funktion.

Nehmen wir an, du bietest Sprechstunden an. Alle Teilnehmer*innen erhalten denselben Teilnahmelink und kommen in den Warteraum.

Du hast nun die Möglichkeit, eine Person nach der anderen in deine Sprechstunde hinein zu holen und auch wieder zu entfernen.

10. Chrome-Erweiterung installieren

Es gibt eine praktische Erweiterung für Chrome: Zoom Scheduler.

Damit planst du einerseits ein Meeting per Knopfdruck im Browser.

Andererseits lässt sich in Kombination mit Google-Kalender direkt in einem Termineintrag ein Zoom-Meeting planen bzw. per Klick auf Button an einem Meeting teilnehmen.

11. Dateien teilen in Zoom

Willst du Dateien teilen oder die Präsentation abgeben?

Du kannst in Zoom-Meetings Dateien und Dokumente teilen – wenn du diese Funktion freigeschaltet hast. Sie ist recht versteckt in den erweiterten Einstellungen. Im Video zeigen wir, wie du das machst:

Videoanleitung: Dateien teilen in Zoom

In 90 Sekunden erklärt:

Den Tipps- und Tricks-Bereich werden wir in den nächsten Wochen ausbauen. Falls du auch noch einen Zoom-Tipp hast, der hier erwähnt werden sollte, teile uns das gerne unten in den Kommentaren mit.

Zoom und Datenschutz / DSGVO

In letzter Zeit vernimmt man vermehrt kritische Stimmen über den Umgang von Zoom mit Datenschutz.

Es ist klar, dass die Firma zur Zeit unter besonderer Beobachtung steht. Das ist auch gut so. Ich sehe das positiv: Wenn Zoom jetzt schlau ist (und es gibt Anzeichen dafür) und sie schnell nachbessern, wird das Tool umso besser werden. Vieles haben sie schon korrigiert.

Ich möchte dich dazu auf folgenden Artikel verweisen. Hier findest du auch aktualisierte Bemerkungen zu den verschiedenen Vorwürfen:

https://www.datenschutz-guru.de/zoom-ist-keine-datenschleuder/

Zoom und DSGVO

Stephan schreibt dazu im oben verlinkten Artikel:

Es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag, der den Voraussetzungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Und für das dann erforderliche angemessene Datenschutzniveau im Drittland (USA) sorgt rechtlich das Privacy Shield (allerdings nicht für HR-Daten). Ja…dass das „Privacy Shield“ datenschutzrechtlich nicht der große „Bringer“ ist, ist mir auch klar. Rein rechtlich ist es aber derzeit DSGVO-konform, „zoom“ zu nutzen, wenn du den Auftragsverarbeitungsvertrag mit „zoom“ schließt.

Stephan Hansen-Oest, Rechtsanwalt & Fachanwalt für IT-Recht

Fazit

Zoom ist ein vielseitiges und trotzdem leicht bedienbares Online-Meeting-Tool, das sich in verschiedensten Situationen einsetzen lässt.

Wir können Zoom vollumfänglich empfehlen und es gibt aus unserer Sicht, in der Gesamtbetrachtung, derzeit kein besseres Tool für Online-Meetings.

Ratgeber zum Herunterladen

Wir werden immer wieder gefragt, welche Hard- und Software wir für Zoom, aber auch Webinare und Livestreams verwenden.

Darum haben wir dir einen Ratgeber der Tools zusammengestellt, welche wir regelmässig im Einsatz haben.

Klicke auf das Bild oder diesen Link, um die Liste herunterzuladen.