Nach deutschem Recht gilt jede nach außen gerichtete, schriftliche Mitteilung, über die sich ein Schriftverkehr zwischen zwei Geschäftspartnern herstellen lässt, als Geschäftsbrief, sofern sich die Mitteilung an einen bestimmten Empfänger oder Empfängerkreis richtet. Die gesetzlichen Vorgaben für Geschäftsbriefe gelten damit unter anderem für:
- Angebote
- Auftrags- und Anfragebestätigungen
- Empfangsbestätigungen
- Rechnungen
- Quittungen
- Preislisten
- Bestellscheine
- Werbeschreiben an namentlich im Anschriftenfeld genannte Empfänger
Die äußere Form des Schreibens ist dabei unerheblich. Das hat der Gesetzgeber mit dem Zusatz „gleichviel welcher Form“ in entsprechenden Gesetzestexten (§§ 37a, 125a, 177a des Handelsgesetzbuchs (HGB), § 80 des Aktiengesetzes (AktG) und § 35a des GmbH-Gesetzes (GmbHG)) klargestellt. Die Änderung trat zum 1. Januar 2007 in Kraft.
Die gesetzlichen Vorgaben für Geschäftsbriefe gelten somit gleichermaßen für Briefe, Postkarten, E-Mails und Faxe.
Ist eine schriftliche Mitteilung laut Gesetz ein Geschäftsbrief, sind damit je nach Unternehmensform inhaltliche Anforderungen – sogenannte Pflichtangaben – verbunden. Diese ermöglichen Geschäftspartnern, sich bei anbahnenden Geschäftsbeziehungen schon vorab über die wesentlichen Verhältnisse des jeweils anderen Unternehmers zu informieren. Daher gilt: Kann ein Schriftstück dazu verwendet werden, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zwischen Geschäftspartnern herzustellen, müssen alle vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten sein. So bietet die Handelsregisternummer dem Empfänger eines Geschäftsbriefs dann beispielsweise die Möglichkeit, beim Registergericht Auskünfte über einen Kaufmann einzuholen.
Von den gesetzlichen Vorgaben für Geschäftsbriefe ausgenommen sind schriftliche Mitteilungen im Unternehmenskontext, die sich einer der folgenden Kategorien zuordnen lassen:
- Interner Schriftverkehr zwischen Büros, Abteilungen, Filialen oder Niederlassungen desselben Unternehmens
- Schriftliche Mitteilungen an einen unbestimmten oder durch Gruppenmerkmale bestimmten Empfängerkreis – beispielsweise Postwurfsendungen oder Werbemittel
- Schriftliche Mitteilungen, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsbeziehung mithilfe von Vordrucken erstellt werden – beispielsweise Lieferscheine, Versandanzeigen oder Abholbenachrichtigungen
Solche Schriftstücke gelten nicht als Geschäftsbriefe.
Geschäftsbriefe dienen der schriftlichen Kommunikation zwischen zwei Geschäftspartnern und haben in der Regel ein Geschäft zum Inhalt. Dabei kann es sich um Geschäfte zwischen Unternehmern (Business-to-Business, kurz B2B) oder zwischen Unternehmern und Privatpersonen (Business-to-Consumer, kurz B2C) handeln. Deutlich abzugrenzen sind Geschäftsbriefe von Privatbriefen, die dem Austausch persönlicher Informationen zwischen Privatpersonen dienen.
