Bei der Rechnungsstellung müssen Unternehmer und Freiberufler in Deutschland nicht zwingend die Umsatzsteuer (umgangssprachlich auch als Mehrwertsteuer bekannt) ausweisen. Ob und wann ein Unternehmer eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausweisen kann, hängt von einigen Aspekten ab. Beispielsweise sind Unternehmen, die der Kleinunternehmerregelung unterliegen, nicht umsatzsteuerpflichtig und demnach von der Ausweisung der Umsatzsteuer befreit: Sie stellen Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus.
Patrick Moeller
Last Updated on 4 April 2022
Kleinunternehmen sind jedoch nicht zwingend von der Umsatzsteuer befreit: Entweder weisen die Unternehmen die Umsatzsteuer freiwillig auf der Rechnung aus oder sie überschreiten die jährliche Umsatzgrenze, sodass die Kleinunternehmerregelung hierdurch aufgehoben wird. Auf den Umsatzsteuerausweis kann aber auch bei Exporten oder besonderen Dienstleistungen für Kunden aus dem Ausland, sowie bei inländischen Rechnungen verzichtet werden.
Genauere Regelungen zu Rechnungen ohne Umsatzsteuer und Situationen, in denen Unternehmer umsatzsteuerbefreit agieren, findest du im folgenden Artikel. Außerdem können dir unsere Umsatzsteuer-Experten genauere und individuelle Informationen zu deinem Business geben und dir bei der Automatisierung der Umsatzsteuer-Prozesse durch unsere hellotax USt.-Software helfen. Kontaktiere uns noch heute!
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Rechnung ohne Umsatzsteuer im Kleingewerbe: Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung
In Deutschland profitieren Kleingewerbetreibende von der Aufhebung der Umsatzsteuerpflicht. Hierdurch soll es den Unternehmen ermöglicht werden, ihr Business solide aufzubauen. Diese Kleinunternehmerregelung ist vom Umsatzsteuergesetz (UStG) in §19 festgehalten. Dort ist gesetzlich geregelt, unter welchen Voraussetzungen ein Unternehmen als Kleingewerbe eingestuft wird und demnach von der Umsatzsteuer befreit wird. Eine für die Umsatzsteuer registrierte Unternehmung ist demnach als Kleingewerbe anzusehen, sofern der Vorjahresumsatz die Umsatzgrenze von 22.000,- EUR nicht überschreitet.
„Wichtig:
Im Umsatzsteuergesetz §19 Besteuerung der Kleinunternehmer gab es im Jahr 2020 eine gesetzliche Änderung. Hierbei wurde die Vorjahresumsatzgrenze von 17.000 EUR auf 22.000 EUR angehoben. Die neue Kleinunternehmerregelung greift bereits für das abgeschlossene Geschäftsjahr 2019. Demnach können Unternehmen auch von der Kleinunternehmerregelung bei Überschreitung der Umsatzgrenze von 17.000 EUR Gebrauch machen. Die Regelung wird erst aufgehoben und das Unternehmen umsatzsteuerpflichtig sobald die Umsatzgrenze von 22.000 EUR überschritten ist.“
Sofern die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt sind, kann das Unternehmen von dieser Gebrauch machen und sich somit von der Ausweisung der Mehrwertsteuer befreien lassen. Demnach kann der Unternehmer Rechnungen ohne Umsatzsteuer-ID ausstellen. Diese Steuerbefreiung ist jedoch freiwillig und keine Pflicht für den Unternehmer. Unternehmen, die zwar alle Voraussetzungen für die Einstufung als Kleinunternehmer erfüllen, können die Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen. Der Unternehmer erlangt somit Vorteile für seine geschäftlichen Beziehungen: Er ist vorsteuerabzugsberechtigt und kann die gezahlte Umsatzsteuer von Eingangsrechnungen mit seiner ausgewiesenen Umsatzsteuer verrechnen.
Hinweis auf Steuerbefreiung in Rechnung: Verpflichtung und Formulierung
Ein klassischer Fehler bei der Rechnungsstellung ist, dass die nicht umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer oder Freiberufler zwar keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen, aber die hierfür notwendigen Rahmenbedingungen nicht einhalten. Ob Freiberufler, Unternehmer oder Handwerker, alle sind verpflichtet, bei Rechnungen ohne Umsatzsteuer explizit auf die Steuerbefreiung zu verweisen. Diese Pflicht ergibt sich aus §14 Absatz 4 Nr. 8 Umsatzsteuergesetz. Eine exakte Formulierung zur Begründung der Steuerbefreiung in Rechnungen ist vom Gesetzgeber nicht vorgegeben. Nichtsdestotrotz muss darauf geachtet werden, dass beim Hinweis auf die Steuerbefreiung explizit Bezug zum §19 des Umsatzsteuergesetzes genommen wird. Folgende Formulierungen können beispielsweise für die Begründung verwendet werden:
- Es wird gemäß §19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz keine Umsatzsteuer erhoben.
- Nach §19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz nicht umsatzsteuerpflichtig.
- Gemäß §19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz von der Umsatzsteuer befreit.
- Der Rechnungsbetrag enthält gemäß §19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz keine Umsatzsteuer.
Merke:
- Eine fehlende Angabe zur Steuerbefreiung und die hiermit einhergehende fehlende Ausweisung der Umsatzsteuer kann im Business-to-Business zu Fragen führen und wirkt unprofessionell.
- Bei Unklarheiten, ob die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung erfüllt sind, sollte ein Steuerberater hinzugezogen werden.
Das Reverse-Charge-Verfahren: Rechnung ohne Umsatzsteuer nach §13b Umsatzsteuergesetz
Auch Unternehmen, die gesetzlich nicht der Kleinunternehmerregelung unterliegen, können in speziellen Geschäftsvorfällen Rechnungen ohne Mehrwertsteuer erstellen. Dies ist beispielsweise dann möglich, wenn das im Inland ansässige rechnungsstellende Unternehmen mit einem Unternehmen aus dem EU-Ausland eine Geschäftsbeziehung unterhält. Diese Konstellation wird auch als Reverse-Charge-Verfahren umschrieben.
Das Reverse-Charge-Verfahren umschreibt die Umkehrung der Steuerschuld. Demnach ist der Käufer (Leistungsempfänger) und nicht der Verkäufer (Leistungserbringer) verpflichtet, die Umsatzsteuer rechtmäßig an den Fiskus abzuführen.
Auch in dieser Konstellation gilt die Hinweispflicht auf der Rechnung. Formulierungen können beispielsweise wie folgt lauten:
- Es wird keine Umsatzsteuer erhoben, da die Steuerschuld beim Leistungsempfänger liegt (Reverse-Charge-Verfahren).
- Gemäß Reverse-Charge-Verfahren wird keine Umsatzsteuer erhoben.
Umsatzsteuerfreie Rechnungen für Freiberufler
Während für grundsätzlich umsatzsteuerpflichtigen Leistungen aufgrund der Kleinunternehmerregelung lediglich die Umsatzsteuer nicht erhoben wird, existieren vielfältige Lieferungen und sonstige Leistungen, die vom Gesetzgeber explizit umsatzsteuerfrei sind. Die umsatzsteuerfreien Leistungen sind in § 4 Umsatzsteuergesetz geregelt. So sind beispielsweise
- medizinische und pflegetechnische Einrichtungen wie Krankenhäuser oder Pflegeheime,
- kulturelle Einrichtungen,
- Bildungsträger und Schulen, sowie auch
- gemeinnützige, kirchliche oder politische Einrichtungen
von der Umsatzsteuer befreit. Solche Organisationen stellen ihren Patienten, Klienten oder Mitgliedern für Leistungen keine Umsatzsteuer in Rechnung.
Des Weiteren gibt es eine Sonderregelung: Sofern umsatzsteuerpflichtige Unternehmen für gemeinnützige Einrichtungen sowie Vereine oder für Bildungs-, Kultur-, und Wohlfahrtseinrichtungen tätig sind, so dürfen diese bei der Rechnungsstellung auf die Ausweisung der Umsatzsteuer verzichten. Dennoch gilt: Die gleichen Leistungen sind im Normalfall steuerbar und demnach ist die Ausweisung der Umsatzsteuer für Organisationen verpflichtend. Solch eine Konstellation tritt beispielsweise ein:
- Wenn Selbständige Lehrtätigkeiten übernehmen, die unmittelbar dem Schuld- und Bildungszweck dienen.
- Sobald freiberufliche Künstler, Musiker oder Schauspieler für staatliche Einrichtungen tätig werden.
Für beide oben genannte Szenarien ist die Bescheinigung des Auftraggebers zwingend notwendig. Erst wenn diese vorliegt, kann der Leistungserbringer bei der Rechnungsstellung auf die Ausweisung der Umsatzsteuer verzichten.
Grenzüberschreitende Warenlieferungen: Rechnung im EU Ausland ohne Umsatzsteuer ausweisen
Grundsätzlich sind die Exporte in das Ausland von der Umsatzsteuer befreit. Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet bei Warenlieferungen zwischen der Ausfuhr in das EU-Ausland und in Nicht-EU-Länder. In beiden Konstellationen ist die Ausfuhr steuerfrei. Zudem wird zwischen Verbrauchern und Geschäftskunden unterschieden. Auch hier ist die Ausfuhr in beiden Fällen umsatzsteuerfrei, vorausgesetzt der Ort der Leistungserbringung entspricht nicht dem Inland. So ist beispielsweise der Verkauf und die Übergabe von Ware an ausländische Kunden im Inland (also in Deutschland) umsatzsteuerpflichtig.
Muster für Rechnung ohne Umsatzsteuer
Um im Geschäftsleben professionell aufzutreten und nicht zuletzt den gesetzlichen Vorschriften zu entsprechen, müssen mindestens die Pflichtangaben eingehalten werden, um eine konforme Rechnung zu erstellen.
Daher stellen wir im Folgenden die essentiellen Punkte, die bei der Rechnungsstellung ohne Umsatzsteuer zwingend beachtet werden müssen, zusammen:
- Anschrift der Leistungserbringer und der Leistungsempfänger: Zuerst muss die Adresse des Kunden (Leistungsempfänger) vollständig – idealerweise wird auch ein konkreter Ansprechpartner genannt – angegeben werden. Danach folgt die eigene Adresse.
- Eindeutige Rechnungsnummer: Es ist zwingend erforderlich, dass jede Rechnung individuell nummeriert wird. Rechnungsnummern dürfen nicht doppelt verwendet werden. Außerdem ist es wichtig, dass die Rechnungsnummer einem stringenten Muster folgt. Dabei darf sie aus zum Beispiel aus Zahlen, Buchstaben, Bindestrichen o.ä. bestehen. Bei der Definition der Rechnungsnummer-Struktur sollte darauf geachtet werden, dass anhand dieser keine Rückkopplung auf die Geschäftsaktivitäten möglich ist. Deshalb ist es umso empfehlenswerter, die Rechnungsnummer nicht mit einer vorangestellten Null zu beginnen sowie nicht fortlaufend hoch zu zählen.
- Rechnungsdatum: Wie bei dem Aufsetzen eines Geschäftsbriefes ist es auch bei Rechnungen unabdingbar, dass Datum der Rechnungstellung mit aufzuführen.
- Datum der Leistungserbringung: Neben dem Rechnungsdatum ist die Angabe des Datums der Leistungserbringung wichtig. Als gängige Praxis hat sich die Angabe der folgenden Formulierung etabliert, um die Angabe eines expliziten Datums zu umgehen: Wenn nicht anders angegeben, entspricht das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID der Unternehmung: Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID dient der Identifikation des Unternehmers und demnach ist die Angabe einer der beiden Kennungen eine zwingende Angabe.
- Hinweis auf Steuerbefreiung in Rechnung: Für die korrekte Rechnungsstellung ohne Umsatzsteuer ist die Angabe eines Hinweises zur Umsatzsteuerbefreiung gemäß §19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz notwendig.
Fazit
Wie bereits eingangs erwähnt, müssen nicht zwingend alle Unternehmer und Freiberufler die Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen. Die Pflicht zur Ausweisung der Umsatzsteuer hängt vom jeweiligen Einzelfall ab. Demnach ist besondere Obacht bei Verzicht auf den Umsatzsteuerausweis geboten. Formfehler in der Rechnungsstellung können schwerwiegende Folgen nach sich ziehen. Wird beispielsweise zu Unrecht auf die Umsatzsteuerausweisung verzichtet, so kann spätestens bei einer Steuerprüfung die noch zu entrichtende Umsatzsteuer nachgefordert werden. Das Problem hierbei ist, dass das Finanzamt die Rückforderung auch noch zusätzlich verzinsen kann. Außerdem ist es dem Finanzamt gleichgültig, ob die Umsatzsteuer vom Endkunden (Rechnungsempfänger) vereinnahmt wurde oder nicht. Die Umsatzsteuernachzahlung ist nach Zustellung des Bescheids fällig: Selbstständige müssen die Nachzahlung erstmal aus den eigenen finanziellen Mitteln schöpfen.
Kann die Umsatzsteuer von den Kunden angefordert werden? Vielleicht. Die Vereinnahmung der Umsatzsteuer ist stark vom Einzelfall abhängig. Dennoch ist dies nicht ganz einfach und unkompliziert. Erstens, die gestellte Rechnung bedarf einer Rechnungskorrektur und zweitens werden solche Formfehler erst Jahre später festgestellt. Außerdem ist es auch fraglich, inwieweit sich eine solche Rechnungskorrektur im Business-to-Business-Geschäft negativ auf die Professionalität auswirkt.
Um solche Fehler zu vermeiden, muss unbedingt geprüft werden, ob du als Selbständiger als Kleinunternehmer gemäß §19 Umsatzsteuergesetz angesehen wirst und demnach auf den Umsatzsteuerausweis verzichten kannst. Falls dies zutrifft, kannst Rechnungen ohne Umsatzsteuer erstellen. Hier muss allerdings darauf geachtet werden, dass die Rechnung einen Hinweis zur Kleinunternehmerregelung enthält. Falls du als Kleinunternehmer dennoch die Umsatzsteuer auf euren Rechnung ausweisen willst, so bist du dazu berechtigt. Hierbei sollte dann auf den Hinweis zur Kleinunternehmerregelung in der Rechnung verzichtet werden. Folglich muss die Umsatzsteuer als einzelner Posten entsprechend ausgewiesen werden.
Außerdem sollte darauf geachtet werden, in welcher Branche als Selbständiger agiert wird. Der Gesetzgeber definiert in §4 Umsatzsteuergesetz explizite umsatzsteuerfrei Warenlieferungen und sonstige Dienstleistungen. Beispielsweise weisen Zahnärzte in ihren Rechnungen für professionelle Zahnreinigungen keine Umsatzsteuer aus.
Des Weiteren existieren noch Sonderfälle bei grenzüberschreitenden Warenlieferungen und Dienstleistungen. Hier ist der Ort der Leistungserbringung für den Verzicht auf die Umsatzsteuerausweisung maßgeblich. Ebenso können Unternehmen vom Reverse-Charge-Verfahren gebrauch machen, sofern die an dem Geschäftsvorfall Beteiligten in der EU ansässig sind. Hierbei ist der Leistungsempfänger der Steuerschuldner und übernimmt somit die Verantwortung zur Abführung der Umsatzsteuer in seinem jeweiligen Land.
