Was sind die Anforderungen an Rechnungsnummern? (2024)

Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist Pflicht für deine korrekt ausgestellten Rechnungen. Aber wie muss die Rechnungsnummer genau aussehen, damit sie das Finanzamt zufrieden stellt? Betrifft die Rechnungsnummer Kleinunternehmer? Welche Anforderungen an Rechnungsnummern gibt es?

Es gibt einen Hinweis, der Newbies am Anfang ihrer Selbstständigkeit gerne gegeben wird: Wer die allerersten Rechnungen seines neuen Berufslebens schreibt, sollte sich nicht unbedingt als Greenhorn zu erkennen geben, indem er die erste Rechnung „Rechnung 1“ und die zweite Rechnung „Rechnung 2“ nennt. Das könnte in Kundinnen und Kunden den Zweifel säen, ob wirklich ausreichend Kenntnisse und Erfahrung vorhanden sind – und ob man sich nicht vielleicht noch einmal nach einer Alternative umsehen sollte … Wie viel an solch einem Tipp dran ist, sei hier dahingestellt. Viel mehr interessiert uns die Frage: Geht das überhaupt – sich ein eigenes Rechnungsnummernsystem ausdenken? Wie nummeriert man seine Rechnungen am besten?

Was sagt der Gesetzgeber?

Der Gesetzgeber sagt eindeutig: Eine Rechnungsnummer darf von einem Unternehmen(Freiberufler und andere Einzelselbstständige betreiben genauso ein Unternehmen wie Konzerne, sind mit diesem Begriff also ausdrücklich ebenso gemeint!) nur ein einziges Mal vergeben werden. Daran besteht kein Zweifel. Die fortlaufende Rechnungsnummer ist auch für Kleinunternehmer Pflicht.Darüber hinaus gibt es erfreulich wenige Anforderungen ans Nummernsystem. In§14Abs.4UStG heißt es:

„Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend.“

Anforderungen an Rechnungsnummern: Wie vergibt man Rechnungsnummern fortlaufend?

Kombinationen von Ziffern und Buchstaben sind erlaubt – und sogar Lücken darf es geben. Nirgendwo steht geschrieben, dass die erste Rechnung die Nummer „1“ tragen muss statt „3125“.

Viele Unternehmen nutzen das System, an den Anfang ihres Rechnungsnummernsystems das aktuelle Datum, beginnend mit dem Jahr, gefolgt von Monat und Tag, zu stellen. Das kann dann so aussehen:

• 2020-10-10-1 (Jahr: 2020, Monat: Oktober, Tag: 10., erste geschriebene Rechnung des Tages)
• 2020-10-10-2 (Jahr: 2020, Monat: Oktober, Tag: 10., zweite geschriebene Rechnung des Tages)
• 2020-10-10-3 (Jahr: 2020, Monat: Oktober, Tag: 10., dritte geschriebene Rechnung des Tages)

Dieses System hat den Vorteil, dass anhand der Nummer unmöglich abgeleitet werden kann, wie viele Rechnungen das Unternehmen insgesamt schon ausgestellt hat – bestenfalls, wie viele Rechnungen am Tag der Rechnungsstellung bereits geschrieben wurden. Das ist ein ebenso guter Weg, nicht anhand kleiner Rechnungsnummern als Greenhorn „entlarvt“ zu werden, wie das System mit einer selbstbewussten „3000“ zu beginnen.

Der Gesetzgeber stellt also nur wenige Anforderungen an Rechnungsnummern. Diese müssen innerhalb des Systems eines Unternehmens einmalig und fortlaufend – wenn auch nicht zwingend lückenlos – sein.

Warum Rechnungsnummer auf Rechnung?

Für die Finanzbehörde sind fehlende Rechnungsnummern kein Kavaliersdelikt, das zu vernachlässigen wäre. Denn durch die fortlaufende Rechnungsnummer erlangt der Fiskus eine Übersicht über die Anzahl der Rechnungen, die du innerhalb eines Kalenderjahres geschrieben hast. Die Nummer ermöglicht bei einer Betriebsprüfung eine eindeutige Zuordnung und einen Abgleich mit der Buchführung deiner Geschäftspartner.

Wieso sollte ich keinen Formfehler riskieren?

Unternehmen, die keine fortlaufende Rechnungsnummern vergeben riskieren, dass das Finanzamt ihre Rechnungen aufgrund der fehlenden Rechnungsangaben nicht anerkennen. Wenn das Finanzamt eine Rechnung beanstanden muss, dann kann es die Rechnung als steuerlich relevanten Beleg ablehnen. In der Folge fehlt in der Buchhaltung ein Beleg als Zuordnung zu einer Buchung. Eine fehlende Rechnungsnummer kann daher dazu führen, dass das Finanzamt den Vorsteuerabzug aus einer Lieferungsrechnung nicht anerkennt. In der Folge können für ein Unternehmen oder für dessen Kunden empfindliche Steuernachzahlungen entstehen. Fallen aufgrund fehlender Rechnungsnummern beim Kunden Steuernachzahlungen an, dann kann die Kundenbeziehung einen nachhaltigen Schaden erleiden.

Solange auf deiner Rechnung eine fortlaufende Nummer fehlt, braucht dein Kunde diese nicht zu bezahlen. Denn der Rechnungsempfänger hat einen Anspruch auf eine formal korrekt ausgestellte Rechnung. Auch du solltest deine Eingangsrechnungen stets daraufhin kontrollieren, ob sie eine fortlaufende Rechnungsnummer aufweisen, damit du bei einer Betriebsprüfung keine Steuernachzahlungen riskierst.

Welche Rechnungen benötigen keine Rechnungsnummer?

In einigen Fällen können Rechnungssteller auf die Vergabe einer Rechnungsnummer auf ihrem Rechnungsdokument verzeichten. Der Verzicht gilt für

• Dauerleistungen: Zahlungsbelege, die sich auf Dauerleistungen beziehen, benötigen keine Rechnungsnummer. Abrechnungsdokumente, die sich auf eine kontinuierliche Leistung beziehen, benötigen andere Identifikationsmerkmale, wie zum Beispiel eine Wohnungsnummer, eine Mieternummer oder eine Vertragsnummer.
• Kleinbetragsrechnungen: Laut Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung § 33 UStDV müssen Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigen bestimmte Angaben enthalten, wie Name und Adresse des Rechnungsstellers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art oder Umfang von Lieferung oder sonstiger Leistung sowie das Entgelt im Bruttobetrag mit dem angewendeten Steuersatz. Die Angabe einer Rechnungsnummer ist für Rechnungen mit entsprechend niedriger Rechnungssumme hingegen nicht erforderlich.
• Fahrausweise: Auch für Fahrausweise gelten laut § 34 UStDV dieselben Anforderungen wie für Kleinbetragsrechnungen. Demnach müssen auch auf Fahrausweisen keine fortlaufenden Rechnungsnummern vergeben sein. Die Befreiung von der Pflicht zur Vergabe einer Rechnungsnummer gilt bei Fahrausweisen unabhängig von der Höhe ihres Rechnungsbetrags. Auch wenn ihr Betrag die Höhe für Kleinbetragsrechnungen überschreitet, ist keine Rechnungsnummer erforderlich.
• Gutschriften: Gutschriften werden vom Empfänger einer Lieferung oder Dienstleistung ausgestellt. Daher muss der Lieferant oder Dienstleister hierfür keine fortlaufende Rechnungsnummer vergeben.

Was tun bei fehlerhafter Rechnungsnummer?

Enthält eine Rechnungsnummer einen Fehler, führt das zu Unregelmäßigkeiten in der Buchhaltung. Daher sollten Fehler in der Vergabe von Rechnungsnummern immer behoben werden. Zwingend erforderlich ist die Berichtigung einer Rechnungsnummer jedoch immer dann, wenn die Nummer zweimal vergeben wurde. Für die Berichtigung der fehlerhaften Rechnung ist zu unterscheiden, ob die Rechnung bereits gebucht wurde oder nicht.

Vorgehen bei gebuchter Rechnung – Storno, Rechnungskorrektur und neue Rechnungsnummer

Bei einer gebuchten Rechnung mit fehlerhafter Rechnungsnummer muss die ursprüngliche Rechnung zunächst buchhalterisch storniert werden. Eine neue Rechnung, die ausdrücklich als Rechnungskorrektur zu kennzeichnen ist, erhält eine neue Rechnungsnummer. Zudem enthält die Rechnungskorrektur einen Hinweis auf die ursprüngliche Rechnung, die sie ersetzt. Auch die Daten der fehlerhaften Rechnung mit Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag sowie die Nennung des Gegenstands der Abrechnung sorgen dafür, sodass die Rechnungskorrektur eindeutig der fehlerhaften Rechnung zugeordnet werden kann. Die korrigierte Rechnung wird sodann erneut gebucht.

Rechnung nicht gebucht – neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer

Wurde die Rechnung noch nicht gebucht, ist keine Stornierung der Rechnung erforderlich. In diesem Fall ist die Zustellung einer korrigierten Rechnung mit neuer Rechnungsnummer und einem Hinweis auf die alte Rechnung ausreichend.

Wie können die Anforderungen an Rechnungsnummern mithilfe von Billomat korrekt erfüllt werden?

Die Buchhaltungssoftware Billomat bietet neben zahlreichen weiteren Funktionen auch eine Automatisierung der Rechnungsstellung. Dank den Rechnungsvorlagen der Software sind Rechnungen in nur wenigen Sekunden erstellt. Die Rechnungsvorlage kann den individuellen Bedürfnissen der Nutzer an Inhalt und Design angepasst werden und stellt die Grundlage für eine rechtssichere Rechnungslegung in der Buchhaltung. Neben den gesetzlich vorgeschriebenen weiteren Pflichtangaben enthält die Rechnungsvorlage von Billomat auch die fortlaufende Rechnungsnummer, die bei jeder neuen Rechnungsstellung automatisch fortlaufend vergeben wird. So sorgt Billomat dafür, dass jede einzelne Rechnung nur einmalig vergeben wird und eindeutig identifizierbar ist. Das bedeutet: Nie wieder doppelte Rechnungsnummern vergeben!

Welches System wendet Billomat bei der Vergabe von Rechnungsnummern an?

Da es Rechnungsstellern bei der Vergabe ihrer Rechnungsnummern frei steht, welches System der Kennzeichnung sie wählen, bietet Billomat die Möglichkeit, die fortlaufenden Nummern individuell zu konfigurieren. So können Nutzer der Billomat Rechnungssoftware ein beliebiges Präfix definieren, das der fortlaufenden Nummer in jeder einzelnen Rechnung vorangestellt wird. Als Präfixe können beispielsweise die Bezeichnung RE oder führende Nullen der daran anschließenden Rechnungsnummer vorangehen. Die Software ermöglicht es auch, dass eine Rechnung mit einer vorher definierten Nummer startet. Alle nachfolgenden Rechnungen folgen der Einstellung in der Präfix-Konfiguration der Rechnungsnummer durch aufsteigende Nummerierung. So können beispielsweise Rechnungsnummern wie RE 1, RE 2, RE 3 etc. oder die Rechnungsnummern 123, 124, 125 etc. oder die Rechnungsnummern 0001, 0002, 0003 etc. aufgrund von individuell eingestellten Präfix-Konfigurationen automatisch fortlaufend vergeben werden.

von Julia Dombrovski, aktualisiert und erweitert von Christine Olbrich

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