Häufige Fragen zum Thema Rechnungsnummer
Grundsätzlich dürfte nun klar sein, wie und warum du Rechnungsnummern vergibst. Dennoch tauchen in der Praxis zumeist noch einige Detailfragen auf, die wir an dieser Stelle daher gleich mit beantworten wollen.
Braucht eine Stornorechnung eine eigene Rechnungsnummer?
Zunächst musst du zwischen einer Rechnungskorrektur und einer Stornorechnung unterscheiden. Eine Rechnungskorrektur kannst du vornehmen, solange der Rechnungsbetrag noch nicht verbucht/überwiesen wurde. In diesem Fall stellst du keine neue Rechnungsnummer aus, weist in der Korrektur aber deutlich erkennbar daraufhin, auf welche Rechnung sie sich bezieht.
Eine Stornorechnung wird fällig, wenn der Rechnungsbetrag bereits verbucht wurde oder wenn eben eine Stornierung eingeht. In diesem Falle musst du die bisherige Rechnung stornieren und eine neue Rechnung ausstellen, die dann auch eine neue Rechnungsnummer erhält. Auch hier muss aber ersichtlich sein, auf welche ursprüngliche Rechnungsnummer du dich beziehst.
Müssen Eingangsrechnungen auch nummeriert werden?
Eingangsrechnungen sind Rechnungen, die du von anderen Unternehmen erhältst, beispielsweise von Lieferanten. In diesem Fall schuldest du also den Rechnungsbetrag. Damit das Finanzamt diesen als Betriebsausgabe anerkennt und du bereits Vorsteuerabzüge geltend machen kannst, bist du verpflichtet, die Rechnung gründlich zu prüfen.
Außerdem musst du die Rechnung als Beleg zehn Jahre lang aufbewahren oder elektronisch archivieren. Das Handelsgesetzbuch gibt darüber hinaus an, dass die Aufbewahrung „geordnet“ zu erfolgen hat.
Üblich ist es daher, auch die Belege noch mal zu nummerieren – eine gesetzliche Verpflichtung besteht dazu aber nicht. Wichtig ist jedoch, dass ein Steuerprüfer sich ohne größere Mühe in deiner Ablage zurechtfindet – es schadet also nicht, die Belege nach Eingang zu sortieren und zu nummerieren.
Entspricht die Belegnummer der Rechnungsnummer?
Das hängt davon ab, wie der Begriff Beleg definiert wird. Wenn du, wie eben beschrieben, die Belege für deine Unterlagen einfach fortlaufend nummerierst, um sie zuordnen zu können, weicht die Belegnummer natürlich von der Rechnungsnummer ab.
Erhältst du dagegen von einem anderen Unternehmen eine Rechnung, die mit einer Belegnummer versehen ist – dies kommt besonders bei Kleinbetragsrechnungen vor – ersetzt diese gemeinhin die Rechnungsnummer.
Wie kürzt man die Bezeichnung Rechnungsnummer ab?
Ist es erforderlich, die Bezeichnung „Rechnungsnummer“ abzukürzen, so verwendest du ein Kürzel, aus dem klar hervorgeht, worum es sich handelt, also beispielsweise die Abkürzung R.-Nr. oder Rechnungsnr.
Auch die Abkürzung „Reg.-Nr.“ kommt vor, hier besteht aber schon die Gefahr, dass das Kürzel als „Registrierungsnummer“ gedeutet wird. Ähnliches gilt für die Abkürzung Rnr,. die auch für die Begriffe „Rufnummer“ oder „Rentennummer“ verwendet wird. Der Kontext ist zwar eigentlich klar, aber auf der sicheren Seite bist du, wenn du die Begriffe ausschreibst oder eben deutlich erkennbar abkürzt.
Was passiert, wenn ich die Rechnungsnummer doppelt vergebe?
Es sollte zwar nicht passieren – und mit einer guten Buchungssoftware ist es auch so gut wie ausgeschlossen – kommt aber hin und wieder vor: Du hast eine bereits vergebene Rechnungsnummer ein zweites Mal vergeben.
Ob dies leicht zu korrigieren ist oder allerlei Unannehmlichkeiten nach sich zieht, hängt davon ab, wann du den Fehler bemerkst.
Nehmen wir an, du hast die Rechnung soeben verschickt und dir oder dem Rechnungsempfänger fällt der Fehler auf – dann kannst du die Sache mit einer Rechnungskorrektur oder einer Stornorechnung rasch beheben.
Bleibt der Fehler zunächst unbemerkt, kann und wird doch ein Finanzbeamter oder ein Steuerprüfer später darüber stolpern – und es hängt dann wesentlich von dessen Ermessen ab, ob du mit Nachzahlungen rechnen musst. Dies umso mehr, wenn du häufiger Pflichtangaben vergisst oder Rechnungen nicht korrekt ausstellst. So kann das Finanzamt dann davon ausgehen, dass du dies zur Verschleierung deiner tatsächlichen Einnahmen praktizierst und deine Steuerschuld auch nachträglich noch heraufsetzen.
Für deine Kunden besteht die Gefahr, dass das Finanzamt ihnen den Vorsteuerabzug verweigert. Dies allerdings – wie oben beschrieben – nur, sofern sie in der Lage gewesen wären, den Fehler in der Rechnungsstellung zu erkennen und eine Korrektur einzufordern.
