Geschäftsbrief DIN 5008 schreiben: So geht's (2024)

Er zählt mehr, als man denkt: Der erste Eindruck macht auch bei der Geschäftskorrespondenz eine Menge aus. Damit alles einheitlich aussieht, wurde die Norm DIN 5008 ins Leben gerufen – ihre Wurzeln gehen bis ins Jahr 1928 zurück. Seither ist die Norm mehr als ein strenger Regelsatz, den Assistenzkräfte in der Ausbildung pauken müssen: Vielmehr ist die DIN 5008 durch detaillierte Gestaltungsregeln jedem eine große Hilfe, der im Büroalltag mit Geschäftsbriefen zu tun hat.

Denn wer bei Text, Briefkopf, Adressfeld, Anrede und Co. einfach nach diesen Regeln vorgeht, muss sich nicht selbst mit Überlegungen zur Form herumschlagen – und weicht geschickt jedem Fettnäpfchen aus. So gibt die Norm für Geschäftsbriefe nach DIN 5008 schon für das grundsätzliche Layout eines jeden Briefblatts feste Regeln vor. Folgende Vorgaben sind in der Norm für Geschäftsbriefe festgeschrieben:

1. Seitenränder von 2,5 cm zur linken und mindestens 1 cm zur rechten Blattkante
2. Abstand zur oberen und unteren Blattkante von 1,69 cm
3. Aufzählungen werden um 4,95 cm eingerückt.

Das Anschriftenfeld darfbeim Geschäftsbrief nach DIN 5008 nicht mehr als neun Zeilen lang und 40 mm hoch sein. Es setzt sich zusammen aus

1. Anschrift (sechs Zeilen, Höhe 27,3 mm) und
2. Zusatz- und Vermerkzone (das ist neu: drei Zeilen, Höhe 12,7 mm).

In der Zusatz- und Vermerkzone stehen Vorausverfügungen, Produktbezeichnungen oder elektronische Freimachungsvermerke.

Beim Anschriftfeld mit Rücksendeangaben ist es noch ein wenig anders: Hierfür haben Sie nach den Gestaltungsregeln der Norm DIN 5008 eine Fläche von 45 x 85 mm zur Verfügung. Ein solches Feld wird beispielsweise bei Verwendung von Briefumschlägen mit Sichtfenster benötigt.

Die Aufteilung der einzelnen Zonen folgt dann diesen Richtlinien:

• Positionierung des Anschriftfelds auf einer gedachten Linie von 44,7 mm bis zur oberen Blattkante; bei Fensterbriefumschlägen 62,7 mm
• Unterhalb der gedachten Linie: Eigentliche Anschrift, für die 6 Zeilen à 27,3 mm zur Verfügung stehen
• Oberhalb der gedachten Linie: Rücksendeangaben (in der Regel Absenderangaben) sowie Zusätze und Vermerke („Warensendung“, „nicht nachsenden“ usw.)

Im Allgemeinen empfiehlt sich eine serifenlose Schriftart – insbesondere, wenn die Anschrift so lang ist, dass die Schriftgröße unter 10 Punkt fällt.

Vorsicht, Stolperfalle: Falz- und Lochmarken

Beachten Sie beim Layout in Word für Ihre Briefbögen auch Lochmarken und Falzmarken. Häufig werden diese Details vergessen und ruinieren am Ende die ganze, schön angelegte Vorlage. Die Position für Falzmarken – früher auch Faltmarken genannt – sind in der DIN 5008 folgendermaßen festgelegt:

• 87 mm vom oberen Blattrand aus und weitere 105 mm ab der oberen Falzmarke oder
• jeweils 105 mm von oberer Blattkante und oberer Faltmarke aus

Im gesamten Anschriftenfeld gibt es keine Leerzeilen mehr – imGegensatz zu früheren Ausgaben der DIN 5008, wo zwischen Straße und Ortsangabe sowie zwischen der Anschrift des Empfängers und Zusätzen oder Vermerken jeweils ein deutlicher Absatz angedacht war.Nach den neuen Gestaltungsregeln ab 2020 ist außerdem das Unterstreichen postalischer Vermerke zum Absetzen von der Anschrift nicht mehr zulässig.

Wenn Sie mehr als drei Zeilen Platz in der Zusatz- und Vermerkzone benötigen, dürfen Sie die Anschriftenzone reduzieren, indem Sie eine kleinere Schriftgröße verwenden – aber nicht kleiner als 8 Punkt.

Assistenzkräfte vor allem größerer Unternehmen müssen sich darauf einstellen: In Bezug auf das Anschriftenfeldhat sich seit 2020 einiges geändert. Zugunsten der Außenwirkung sollte jedes Unternehmen darauf bedacht sein, die neuen Gestaltungsregeln umzusetzen.

Zumindest bei der Briefmarke istaber allesbeim Alten geblieben:Sie wird nach wie vor oberhalb des Anschriftenfelds rechtsaufgeklebt. Achten Sie jedoch drauf, dass die Briefmarkenicht zu nah an den Kanten oben und rechts sitzt und lassen Sie besser zu beiden Seiten etwas Abstand. Es könnte sonst in der Bearbeitungsstelle der Post passieren, dass sich die Briefmarke vom Briefumschlag löst. Bei einem Großbrief ist der Platz der Briefmarke auf dem Umschlag identisch.

Oft ist es mit der Ortsangabe nach DIN 5008 nicht getan: Damit der Geschäftsbrief auch sicher beim Empfänger landet, bietet sich in manchen Fällen die zusätzliche Angabe des Ortsteils an. Schreiben Siein diesem Fall die Ortsteilangabe ohne Postleitzahl und nicht als Zusatz zum Bestimmungsort. Besser:Platzieren Sie die Ortsteilangabe in einergesonderten Zeile oberhalb der Zustell- oder Abholangabe.

Nachdem Layout, Anschriftenfeld, Rücksendeangaben und sonstige äußere Details geklärt sind, geht es nun ans Inhaltliche: Den Brieftext selbst. Schon bei den ersten Zeilen kann der Absender, der die Gestaltungsregeln der neuen DIN 5008 nicht kennt, leicht auf die falsche Fährte gelangen.

Zum Text zählt zuallererst der Betreff, der mit einem Zeilenabstand von zwei Zeilen über der Anrede oder Begrüßung steht. Hier gilt: Das Wort „Betreff“ wird nicht geschrieben. Der Betreff kannaber weiterhin hervorgehoben werden, allerdings nur noch durch Fettschrift oder einefarbliche Kennzeichnung. AndereArten der Hervorhebung werdennach der neuen DIN 5008 nicht mehr empfohlen.

Nun zum Schreiben der Betreffzeile: Beginnen Sie immer– ohne Einrückungen – an der Fluchtlinie Ihres Brieftextes. Ist ein längerer Betreffvonnöten, können Sie diesen sinngemäß auf mehrere Zeilen verteilen.Allerdings empfiehlt sich aus optischen Gründen eine Beschränkung auf zwei Zeilen.

Besitzt Ihr Briefkopf eine Bezugszeichenzeile? Dann steht der Betreff zwei Leerzeilen nach der Bezugszeichenzeile oder dem Informationsblock. Nach dem Betrefffügen Sie einen Absatz von zwei Leerzeilen ein und beginnen mit derAnrede.

Die Wörter „Anlage/Anlagen“ und „Verteiler“ dürfenseit den Neuerungen im März 2020 nach der DIN 5008 nur noch durch Fettschrift hervorgehoben werden.Hervorhebungen durch Einrücken, Zentrierenoder Unterstreichen sind nicht mehr erlaubt. Beachten Sie auch: Nach den Vermerken steht nie ein Doppelpunkt!

Der Mindestabstand Ihres Anlagenvermerks vom letzten Bestandteil des Briefs beträgt eine Leerzeile– wenn nur handschriftlich unterschrieben wird, mindestens drei Zeilen. Den Verteilvermerk positionieren Sie mit einer Leerzeile Abstand zur Aufzählung im Anlagenvermerk. Bei Platzproblemen darf die Leerzeile wegfallen. Oder Sie setzen die Vermerke rechts neben den Unterschriftsblock.Beginnen Sie dann bei 125,7 mmvom linken Blattrand aus gesehen auf Höhe der Grußformel.

Bei der Korrespondenz mit Geschäftspartnern kommt es nicht nur auf das richtige Layout und die äußeren Details an. Denn auch der Inhalt Ihres Briefes sollte stimmig sein, um das Unternehmen auf positive Weise zu repräsentieren. Damit ist zum einen eine fehlerfreie und im Idealfall angenehm flüssige Schreibe gemeint. Zum anderen gehören aber auch die Formalitäten dazu, die Sie als Assistenzkraft sicher beherrschen und nach allen Regeln der Höflichkeit anwenden können sollten.

1. Begrüßung

Die Begrüßungsformel ist äußerst wichtig. Denn sie prägt nicht nur den ersten (Lese-)Eindruck, sondern kann die Außenwirkung Ihres gesamten Unternehmens beeinflussen. Daher ist hier nicht nur an den Empfänger, sondern auch an die eigene Absicht zu denken.

Als schlicht und klassisch gilt die Formel „Sehr geehrte Damen und Herren“, die auch gleich als Anrede fungiert. Ähnlich, aber persönlicher klingt „Liebe Damen und Herren“. Gleiches lässt sich auf einen Brief an eine Einzelperson übertragen.

Wer sich für ein schlichtes „Guten Tag“ entscheidet, kann praktisch, aber auch kurz angebunden wirken. Möchten Sie Letzteres vermeiden, eignen sich besser tageszeitspezifische Begrüßungen, wie „Guten Morgen“. Im Gegensatz dazu sind aber auch sehr ausgeschmückte oder blumige Eröffnungen mit Vorsicht zu genießen – wie „Liebe Freunde der gepflegten Bettlektüre“. Diese kommen nur in Frage, wenn die Verbindung zum Unternehmen und zur Absicht des Briefes problemlos hergestellt werden kann.

2. Anrede

Auch wenn sich nach und nach Anredeformen durchsetzen, die nicht nur binäre Geschlechtsidentitäten einbeziehen, ist bis dato „Damen und Herren“ bei namentlich unbekannten Empfängern oder einer Gruppe die Formel der Wahl. Ob Sie sich dabei eher für „Liebe Damen und Herren“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“ entscheiden, hängt wiederum davon ab, wie gut Sie die Empfänger kennen – und gegebenenfalls von Ihrer Unternehmenskultur.

Richtet sich der Brief an eine Person, empfiehlt es sich, statt „Frau Meier“ und „Herr Müller“ auf den vollen Namen zurückzugreifen. So wird es im Englischen schon länger praktiziert – und Sie gehen sicher, Respekt vor der persönlichen Geschlechteridentität zu wahren. Auch bei schwer einzuordnenden Vornamen ist dies eine elegante Lösung.

Was Titel betrifft, sind diese – soweit bekannt – immer in die Anrede einzubeziehen. Beim Doktortitel ist die abgekürzte Form gängig, also zum Beispiel „Sehr geehrte (Frau) Dr. Erl“. Ein Professorentitel wird hingegen ausgeschrieben, genauso wie die Bezeichnungen politischer Amtsinhaber. Ein akademisches Diplom, wie „Dipl.-Ing.“ ist nicht Teil der Anrede.

3. Grußformel

Eine Grußformel gehört zum Briefende eines Geschäftsbriefes einfach dazu. Der Standard lautet „Mit freundlichen Grüßen“. Wer es persönlich mag, ergänzt diese Grußformel um weitere Details und Variationen, etwa „Mit freundlichen Grüßen nach München“ oder „Mit herzlichen Grüßen aus Castrop-Rauxel“. Grußformeln wie „Hochachtungsvoll“ oder „Mit vorzüglicher Hochachtung“ gelten in Geschäftsbriefen mittlerweile als veraltet.

Schlichter gestalten sich „Viele Grüße“ oder „Beste Grüße“, die durchaus die etwas sperrige Standardformel ablösen können. Achtung: „Liebe Grüße“ klingen für einen Geschäftsbrief zu persönlich und sind im Privatbrief besser aufgehoben. Die Richtlinien und Ratschläge zu Begrüßung und Schlussformel eines Geschäftsbriefs lassen sich, mit wenigen Ausnahmen, übrigens auch auf die geschäftliche Korrespondenz per E-Mail übertragen.

4. Letzte Zeilen: Firmenname, Unterschrift und Position

In einem Geschäftsbrief kann es hilfreich und sinnvoll sein, am Briefende den Firmennamen vor der Unterschrift noch einmal zu wiederholen.Aber: Erst durch die Unterschrift wird der Geschäftsbrief rechtskräftig. Der Nachname ist dabei Pflicht, der Vorname nicht. Dennoch ist es empfehlenswert, einen Geschäftsbrief mit Vor- und Zunamen zu unterschreiben, da zu einer vollwertigen Persönlichkeitnun einmal der komplette Name gehört.

Da viele Handschriften nicht gut lesbar sind, sollte der Name des Unterzeichnerseines Geschäftsbriefs am Briefende in Maschinenschriftnoch einmal wiederholt werden. Auch hier gehören Vor- und Nachnamen dazu. Zum einenlassen sich dadurch Verwechslungen vermeiden und zum anderen wird durch den Vornamenmeist klar, ob der Verfasser des Briefes männlichen oder weiblichen Geschlechts ist.

Auch die Position des Verfassers kann am Ende eines Geschäftsbriefes auftauchen. Denn häufig ist es für den Adressatenhilfreich zu wissen, wer ihm schreibt. Ist es die Sekretärin, der Hausmeister oder die Projektmanagerin?

Fast kein Geschäftsbrief kommt ohne Zahlen aus – schließlich geht es meist um Umsatz, Abverkauf und mehr. Außerdem wird gern auf Abkürzungen zurückgegriffen. Damit Sie die geschäftliche Korrespondenz Ihres Unternehmens souverän meistern können, helfen wir Ihnen im folgenden Exkurs auf die Sprünge.

Datumsformat

Gemeinsam mit der Begrüßungsformel steht das Datum ganz oben auf dem Briefbogen im Briefkopf. Die Angabe ist im Falle des Geschäftsbriefs nicht nur Teil des Standard-Layouts. Oft dient das Datum als Anhaltspunkt für bestimmte Schritte eines geschäftlichen Prozesses. Daher ist insbesondere auf seine Korrektheit zu achten. Aber auch die Form sollte stimmen. Um Verwechslungen, beispielsweise mit dem amerikanischen Datumsformat, zu vermeiden, wird allgemein gern die alphanumerische Schreibweise verwendet: 10. Juni 2021.

Bankleitzahl: In Gruppen gegliedert

Nationale Bankleitzahlen (BLZ) werden von links beginnend nach rechts geschrieben – zweimal in eine Dreiergruppe, einmal in eine Zweiergruppe gegliedert.

Din 5008: Die Aufzählungen wurden modernisiert

Aufzählungen nach DIN 5008 dürfeninzwischen auch mehrstufig sein und können spezielle Aufzählungszeichen aus Textverarbeitungsprogrammenbeinhalten (z. B. Haken, Pfeil usw.). Zwischen den einzelnen Gliedern kann, mussdabei aber keine Leerzeile stehen.

Des Weiteren gilt:

• Arabische Zahlen schließen mit Punkt ab: 1., 2. usw.
• Kleinbuchstaben folgt eine Klammern a).
• alle anderen Unterteilungen (Strich, Punkt usw.) enden ohne Punkt.

Viele Vorgaben, aber wenig Zeit? Informieren Sie sich in diesem Artikel über die15 wichtigsten Gestaltungsregeln der neuen Norm DIN 5008 – inklusive Schreibweise von Telefonnummern, Sendungsvermerk und den wichtigsten Regeln zu Zeilenabständen.

DIN 5008: Abkürzungen mit Leerschritt nach dem Punkt

Abkürzungen, die im vollen Wortlaut gesprochen werden – zum Beispiel „i.(m). A.(uftrag)“ –, erhalten einen Punkt, der ohne Leerzeichen an das abgekürzte Wort gesetzt wird. Wenn Sie mehrere Abkürzungen hintereinander verwenden, betrachten Sie jedes abgekürzte Wort als gesonderte Einheit, und setzen Sie zwischen den verschiedenen Wörtern – auch wenn sie abgekürzt sind – Leerzeichen.

Abkürzungen, die als solche gesprochen werden, erhalten aber keinen Punkt. Dazu gehören AG (Aktiengesellschaft), EG (Europäische Gemeinschaft) und EDV (Elektronische Datenverarbeitung).