Der Personalfragebogen hilft Arbeitgebern dabei, Informationen von ihren Arbeitnehmern in systematischer Weise zu sammeln und zu verarbeiten. Einige Unternehmen lassen den Personalfragebogen schon vor dem Vorstellungsgespräch ausfüllen. Das kann allerdings problematisch werden, da nicht alle Fragen erlaubt sind – zumindest vor einer Anstellung des Mitarbeiters. Wir erklären, welche Fragen das sind und was Arbeitnehmer zum Personalfragebogen wissen sollten…
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Personalfragebogen: Was bringt er?
Der Personalfragebogen erfragt und erfasst relevante Daten und Informationen in standardisierter Form. Er wird von Unternehmen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter genutzt. So soll der Aufwand für die Personalabteilung reduziert und sichergestellt werden, dass keine wichtigen Dinge vergessen werden.
Arbeitgeber benötigen die Zustimmung des Betriebsrates gemäß Paragraf § 94 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), wenn ein Personalfragebogen eingesetzt werden soll.
Allerdings darf der Arbeitgeber nicht nach Gutdünken alle Informationen im Personalfragebogen abfragen, die ihn interessieren. Der Gesetzgeber macht hier klare Vorgaben.
Grenzen für Personalfragebogen
Arbeitnehmer möchten möglichst viel über Bewerber oder Mitarbeiter erfahren, um sich ein vollständiges Bild machen zu können. Trotzdem gibt es klare Grenzen, was abgefragt werden darf und welche Informationen das Unternehmen nichts angehen.
Nicht erlaubt sind Fragen, die die Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers berühren. Dabei kann es einen Unterschied machen, ob der Personalfragebogen bereits zum Vorstellungsgespräch ausgefüllt oder einem bereits eingestellten Mitarbeiter vorgelegt wird. Davon abhängig, ist beispielsweise die Frage nach der Konfession erlaubt oder eben nicht.
So darf ein Bewerber in der Regel nicht nach seiner Religionsgemeinschaft gefragt werden. Ausnahmen sind etwa konfessionelle Krankenhäuser oder religionsgebundene karitative Einrichtungen. Bei bereits angestellte Mitarbeiter müssen Unternehmen hingegen von der Religionszugehörigkeit wissen, um Kirchensteuer abzuführen.
Zulässige und unzulässige Fragen im Personalfragebogen
Mitarbeiter, aber auch einige Arbeitgeber sind unsicher, welche Fragen denn nun im Personalfragebogen stehen dürfen und welche unzulässig sind. Für ein besseres Verständnis haben wir daher eine Übersicht erstellt:
Zulässige Fragen im Personalfragebogen sind Fragen
Persönliche Angaben
Dazu gehören der Vor- und Zuname, die Adresse, das Geburtsdatum und der Familienstand. Um das Arbeitsentgelt am Ende des Monats auszahlen zu können, benötigt der Arbeitgeber außerdem die Kontodaten seines Mitarbeiters.
Berufliche Ausbildung
Informationen, die hier vom Arbeitgeber erfragt werden dürfen sind der Schulabschluss, Berufsausbildung oder Studium, spezielle Qualifikationen, Fort- und Weiterbildungen, aber auch Schul- und Arbeitszeugnisse vorheriger Arbeitgeber. Auch Fremdsprachenkenntnisse dürfen erfragt werden.
Sozialversicherungsdaten und Lohnsteuerabzugsmerkmalen
Für Mitarbeiter sind dies wichtige Informationen: Die Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Steuerklasse, Freibeträge sowie die Krankenkasse müssen bekannt sein, damit bei der Gehaltsabrechnung alles glatt geht.
Vermögenswirksame Leistungen
Ob der Arbeitnehmer Entgeltumwandlung oder andere vermögenswirksame Leistungen mit dem Arbeitgeber vereinbart hat, muss die Lohnbuchhaltung ebenfalls wissen, damit die Beiträge korrekt abgeführt werden können.
Daher dürfen im Personalfragebogen Informationen zu Betrag, den Kontodaten des Empfängers und dem Beginn der vermögenswirksamen Leistungen abgefragt werden.
Wettbewerbsverbot
Gerade wenn der ehemalige Arbeitgeber ein Konkurrent ist, darf der potenziell neue Arbeitgeber nachfragen, ob ein Wettbewerbsverbot existiert. Der Bewerber muss streng genommen sogar ohne Aufforderung auf ein bestehendes Wettbewerbsverbot hinweisen.
Benötigte Bescheinigungen
Neben den genannten Fragen, dürfen auch Papiere und Bescheinigungen im Rahmen der Erstellung des Personafragebogens angefordert werden. Auch das liegt im berechtigten Interesse des Arbeitgebers und ist daher zulässig.
Zu den Bescheinigungen, die ebenfalls von der Lohnbuchhaltung benötigt werden, gehören:
Arbeitsvertrag
Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse oder eine Bescheinigung über eine private Krankenversicherung
Kopie des Sozialversicherungsausweises
Bescheinigung über den Lohnsteuerabzug
Immatrikulationsbescheinigung (bei Studenten)
Einverständniserklärung zur elektronischen Übermittlung von Bescheinigungen
Unzulässige Fragen im Personalfragebogen
Behinderung
Fragen nach einer Behinderung oder Schwerbehinderung können zu Problemen mit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) führen. Eine Diskriminierung aufgrund einer Behinderung soll verhindert werden.
Nur wenn es eine wichtige Voraussetzung für den Beruf ist, darf ein Arbeitgeber fragen, ob der Bewerber unter körperlichen oder seelischen Problemen leidet, die ihn bei der Erfüllung der Aufgaben beeinträchtigen könnten.
Gesundheit und Krankheiten
In den meisten Fällen ist die Gesundheit Privatsache und geht Arbeitgeber nichts an. Auch hier kann es jedoch Ausnahmen geben. Bei möglicherweise ansteckenden Krankheiten muss das Unternehmen informiert werden, damit der Fürsorgepflicht für die anderen Angestellten nachgegangen werden kann.
Die Frage wird Bewerberinnen immer wieder gestellt – ist aber unzulässig. Sowohl im Jobinterview als auch auf dem Personalfragebogen. Im Vorstellungsgespräch dürfen Sie auf die Frage sogar lügen. Das gilt selbst für den Fall, dass sich eine Bewerberin auf eine Stelle zur Schwangerschaftsvertretung bewirbt
Zugehörigkeit zu einer Gewerkschaft oder Partei
Diese Frage ist unzulässig, da sie Gewerkschafts- und Parteimitglieder benachteiligen könnte. Eine Ausnahme bildet jedoch die Bewerbung bei einer Gewerkschaft (analog: einer Partei). In diesem Fall darf der Arbeitgeber nachfragen, ob der Bewerber in einer Gewerkschaft organisiert ist.
Vermögensverhältnisse
Das private Vermögen des Arbeitnehmers hat den Arbeitgeber nicht zu interessieren. Unter Umständen kann diese Frage aber erlaubt sein, wenn sich der Bewerber auf eine Position bewirbt, bei der er mit Unternehmenskapital wirtschaften muss. Auch in Branchen, in denen es hin und wieder zu Bestechungen und Bestechungsversuchen kommt, kann die Frage erlaubt sein.
Vorstrafen
Mögliche Vorstrafen gehören in die Privatsphäre des Bewerbers und sind daher im Vorstellungsgespräch tabu. Doch auch hier gibt es eine Ausnahme, wenn es einen klaren Bezug zur ausgeschriebenen Position gibt: Vermögensdelikte bei Bankangestellten oder wiederholte Verkehrsdelikte bei Taxi- und Kraftfahrern dürfen abgefragt werden.
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Wie kann ich mich bei unzulässigen Fragen verhalten?
Stellt der Arbeitgeber im Vorstellungsgespräch eine unzulässige Frage, muss der Bewerber sie nicht beantworten. Allerdings macht er sich damit verdächtig. Daher erlauben Gerichte es auch, wenn der Bewerber eine falsche Antwort gibt (BAG, 21.2.1991 – 2 AZR 449/90).
Eine Notlüge im Bewerbungsgespräch gibt dem Arbeitgeber im Nachhinein nicht das Recht, den Arbeitsvertrag wegen arglistiger Täuschung anzufechten (§ 123 BGB). Beantwortet der Bewerber hingegen eine zulässige Frage falsch, hat der Arbeitnehmer das Recht zur Anfechtung. Sollte das Gericht seinem Antrag folgen, wäre der Arbeitsvertrag nichtig.
Wer darf meine Personalakte sehen?
Der Personalfragebogen landet in der Regel in der Personalakte. Eine Pflicht zur Führung von Personalakten gibt es jedoch nur im öffentlichen Dienst. Auch der Inhalt ist nicht bis ins Detail geregelt.
Trotzdem sind die Informationen vertraulich. Gibt es eine Personalakte, muss der Arbeitgeber dafür sorgen, dass diese Daten vor dem Zugriff unberechtigter Dritter geschützt sind. Ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl im Unternehmen ist dafür sogar ein Datenschutzbeauftragter zuständig.
Zu dem Personenkreis, der die Personalakte einsehen darf, gehören:
Der Mitarbeiter selbst
Der Arbeitgeber
Der Personalverantwortliche
Von diesen Personen abgesehen, hat zunächst niemand ein Recht darauf, Einblick in die Personalakte zu bekommen. Die Informationen, die Sie im Personalfragebogen angeben, sind somit nur für wenige einsehbar.
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Zulässig sind stets solche Fragen, die für die zu besetzende Stelle relevant sind: Dies gilt insbesondere für Fragen nach dem beruflichen Werdegang, nach Zeugnis- und Prüfungsnoten. Die Frage nach Sprachkenntnissen ist ebenfalls erlaubt, soweit diese Qualifikation ein Kriterium für die zu besetzende Stelle ist.
Die getroffenen Aussagen sind bindend, das Spektrum der möglichen Fragen bleibt aber auf das Berufliche begrenzt. Stellt ein Arbeitgeber im Personalfragebogen unzulässige Fragen, darf der Bewerber mit einer Lüge darauf antworten.
Im Grunde ist die Regel, von der es nur wenige Ausnahmen gibt, recht einfach: Der Arbeitgeber darf alles wissen, was für die Stelle, um die es geht, relevant ist. Private Fragen sind großteils tabu.
Grundsätzlich lautet der beste Rat: Reagieren Sie eine unzulässige Frage nicht wutschnaubend und erzürnt. Bleiben Sie freundlich, kühl und sachlich – aber setzen Sie Grenzen. Und ziehen Sie dann Ihre Konsequenzen.
Ob Nachfragen des neuen Arbeitgebers zulässig sind, ist gesetzlich nicht speziell geregelt und daher – wie vieles im Arbeitsrecht – umstritten. Im Allgemeinen darf der mögliche neue Arbeitgeber nur mit Ihrer Einwilligung bei Dritten personenbezogene Daten über Sie erfragen.
Daher sind im Vorstellungsgespräch bestimmte Fragen untersagt – geregelt ist dies durch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Werden diese Fragen trotzdem gestellt, darf der Bewerber lügen. Wird diese Lüge später enttarnt, drohen ihm keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen.
Grundsätzlich sind nur Fragen erlaubt, die für die in Frage stehende Position relevant sind und in einem Bezug zur Beschäftigung stehen. Fragen nach Krankheiten darf der Arbeitgeber nur stellen, wenn durch eine gesundheitliche Beeinträchtigung die Fähigkeit, den Beruf auszuüben, dauerhaft eingeschränkt ist.
Wichtig: Bewerber sind grundsätzlich nicht dazu verpflichtet einen Personalfragebogen auszufüllen. Selbst Skeptiker füllen den Fragebogen meist dennoch aus, weil sie befürchten, einen Nachteil im Bewerbungsverfahren zu haben, wenn sie die Auskunft verweigern. Der Personalfragebogen birgt durchaus Konfliktpotential.
Ist ein Personalfragebogen ein Arbeitsvertrag? Nein. Aber der Personalfragebogen hat Einfluss auf den Arbeitsvertrag. Wichtig zu wissen ist, dass unwahre Angaben auf zulässige Fragen im Personalfragebogen den Arbeitgeber zur Anfechtung des Arbeitsvertrages berechtigen und eine Kündigung nach sich ziehen können.
Sobald der digitale Personalfragebogen vom Arbeitnehmer ausgefüllt wurde, erhalten Sie als Arbeitgeber und auch der Arbeitnehmer ein komplettes Dokument zur Unterschrift.
Kommt der Personalfragebogen vor dem Vorstellungsgespräch zum Einsatz, trägt der Arbeitnehmer in den Fragebogen wichtige Daten zu seinem Werdegang und zu für die Stelle relevanten Sachverhalten ein.
Tipp: Nenne dem Personaler ein Gehalt, das mind. 10% über deiner eigentlichen Gehaltsvorstellung liegt, damit du dein eigentliches Wunschgehalt bekommst, da Personaler grundsätzlich versuchen werden, dich herunterzuhandeln. Mehr Schein als Sein!
Bei der Aufforderung, den Gehaltswunsch schon bei den Bewerbungsunterlagen anzugeben, könne man das freundlich zurückweisen. Zum Beispiel so: "Meine Gehaltsvorstellungen würde ich den anderen Arbeitsbedingungen anpassen und möchte sie daher erst später und in einem persönlichen Gespräch konkretisieren."
Antwort. Sehr geehrte/r Ratsuchende/r, auch den von Ihnen genannen Papieren kann der neue Arbeitgeber diese Informationen nicht ableiten. Dort wird kein Hinweis auf die vorangegangene Arbeitslosigkeit enthalten sein.
Generell darf der Chef nicht über private Angelegenheiten eines Mitarbeiters sprechen, z.B. dessen private Situation, Krankheit, Probleme, u. ä.. Auch nicht, wenn er von anderen Mitarbeitern explizit darauf angesprochen wird, weil es die Zusammenarbeit belastet, z.B. bei häufigen Fehlzeiten oder Alkohohlmissbrauch.
Wie oft darf ich krank sein, ohne dass mein Arbeitsplatz gefährdet ist? Hier gilt, dass der Arbeitgeber bis zu 30 Fehltage pro Jahr hinnehmen muss. Ist der Beschäftigte mehr als 30 Tage (also 6 Wochen) im Jahr krank, so gilt dies grundsätzlich als unzumutbar.
Wird ein Arbeitnehmer krank, sind Art, Ursache und Umfang seiner Erkrankung grundsätzlich seine Privatsache. Sie muss dem Arbeitgeber weder vom Beschäftigten noch vom Arzt mitgeteilt werden.
Im Online-Vorstellungsgespräch ist es zwar schwieriger, die Körpersprache richtig zu interpretieren, allerdings gibt es auch hier einige Anzeichen für eine Zusage. Positive Anzeichen sind dabei beispielsweise zustimmendes Nicken, häufiges Lächeln oder direkter Augenkontakt.
Eine Täuschung des Arbeitgebers durch den Arbeitnehmer ist dann arglistig, wenn der Arbeitnehmer von einer Tatsache Kenntnis hat, von der Arbeitgeber keine Kenntnis hat und die Tatsache entscheidend für den Vertragsabschluss ist. Es gilt der Grundsatz, dass eine arglistige Täuschung immer rechtswidrig ist.
Das wird als Betrug am Arbeitgeber bewertet und kann zu einer fristlosen Kündigung führen – und dass du dich nicht an Verträge hältst, macht auf den neuen Arbeitgeber auch nicht unbedingt einen guten Eindruck.
Der nächste Arbeitgeber kann in dem Sinne keine Daten über vorherige Arbeitsverhältnisse abrufen. Er bekommt nur eine Meldung, wenn sich Zeiträume überschneiden.
Generell gilt: ist man als Arbeitnehmer erkrankt, so hat der Arbeitgeber keinen Zugriff auf Daten, die Rückschlüsse über die Art der Erkrankung zulassen. Gerade bei einem guten Verhältnis zum Arbeitgeber fragt der Arbeitgeber jedoch häufig höflich nach. Eine Antwort muss man darauf allerdings nicht geben.
Fragen nach Vorstrafen sind nur zulässig und müssen nur dann wahrheitsgemäß beantwortet werden, wenn ein Zusammenhang mit dem konkreten Job steht. Wer sich als Kassierer/in bewirbt, müsste also z.B. eine Vorstrafe wegen Diebstahls, Unterschlagung oder Betruges angeben, nicht aber wegen Trunkenheit am Steuer.
Stellt man Ihnen in einem Vorstellungsgespräch unzulässige Fragen, dürfen Sie lügen, ohne rechtliche Konsequenzen zu befürchten. Auf der anderen Seite jedoch, ist es Arbeitgebern unter bestimmten Umständen auch erlaubt, Dinge zu erfragen, die ins Privatleben des Bewerbers gehören.
In fast jedem Vorstellungsgespräch werden Fragen zu den fachlichen Fähigkeiten gestellt. Dabei geht es in erster Linie darum, wie gut Bewerber für die ausgeschriebene Stelle fachlich geeignet sind.
Dazu gehören: Persönliche Angaben: Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift. Steueridentifikationsnummer: Diese 11-stellige Nummer finden Ihre Mitarbeiter beispielsweise auf der letzten Lohnsteuerbescheinigung. Weitere Steuerrelevante Daten: Steuerklasse, Kinderfreibetrag, Konfession.
Der Personalfragebogen ist eine Zusammenstellung von Fragen, die vom Arbeitgeber auswählt werden. Er dient der systematischen Erfassung von personenbezogenen Daten und wird im Einstellungsprozess oder im Bewerbungsverfahren eingesetzt. Personalfragebögen sind standardisiert, da sie der Vergleichbarkeit dienen.
Einstellungsfragebogen; formularmäßig gefasste Zusammenstellung von durch den Bewerber auszufüllenden oder zu beantwortenden Fragen, die dem Arbeitgeber Aufschluss über die Person, Kenntnisse und Fertigkeiten des Befragten geben soll. Personalfragebögen bedürfen der Zustimmung des Betriebsrats (§ 94 I BetrVG).
Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) und der herrschenden Meinung in der Literatur hat der Arbeitgeber nur insoweit ein Fragerecht, als er ein berechtigtes, billigenswertes und schutzwürdiges Interesse an der Beantwortung seiner Frage für das Arbeitsverhältnis hat.
Definition: Was ist "Offenbarungspflicht"? Auskunftspflichten des Arbeitnehmers vor der Einstellung, entweder auf entsprechende (berechtigte) Fragen des Arbeitgebers oder ausnahmsweise auch ungefragt. Verstoß gegen Auskunftspflichten kann den Arbeitgeber zur Anfechtung des Arbeitsvertrags berechtigen.
Die getroffenen Aussagen sind bindend, das Spektrum der möglichen Fragen bleibt aber auf das Berufliche begrenzt. Stellt ein Arbeitgeber im Personalfragebogen unzulässige Fragen, darf der Bewerber mit einer Lüge darauf antworten.
Definition. Die Arbeitnehmernummer dient zur Identifikation eines Arbeitnehmers bei einer Versorgungskasse im Baugewerbe. Die Nummer wird von der jeweiligen Versorgungskasse vorgegeben.
Sie dient als Nachweis darüber, wer etwas ausgestellt hat sowie dazu, etwas zu bestätigen und Einverständnis auszudrücken. Außerdem ist sie zur Gültigkeit von Rechtsgeschäften, die der Schriftform bedürfen, erforderlich (§ 126 BGB). Entsprechende Schriftstücke ohne gültige Unterschrift sind nicht rechtswirksam.
Wichtig: Bewerber sind grundsätzlich nicht dazu verpflichtet einen Personalfragebogen auszufüllen. Selbst Skeptiker füllen den Fragebogen meist dennoch aus, weil sie befürchten, einen Nachteil im Bewerbungsverfahren zu haben, wenn sie die Auskunft verweigern. Der Personalfragebogen birgt durchaus Konfliktpotential.
Ist ein Personalfragebogen ein Arbeitsvertrag? Nein. Aber der Personalfragebogen hat Einfluss auf den Arbeitsvertrag. Wichtig zu wissen ist, dass unwahre Angaben auf zulässige Fragen im Personalfragebogen den Arbeitgeber zur Anfechtung des Arbeitsvertrages berechtigen und eine Kündigung nach sich ziehen können.
Dazu gehören sowohl Informationen zu den relevanten persönlichen Verhältnissen, als auch zur vorhandenen Kenntnissen, Fähigkeiten und Qualifikationen. Personalfragebögen sind standardisiert. Jeder Bewerber beziehungsweise Arbeitnehmer muss demnach die gleichen Fragen beantworten.
Um solche Nachforderungen zu vermeiden, muss der Arbeitgeber den Sachverhalt so aufklären, dass er eine korrekte Einordnung des Arbeitnehmers vornehmen kann. Dazu dient der Personalfragebogen.
Ist ein Personalfragebogen ein Arbeitsvertrag? Nein. Aber der Personalfragebogen hat Einfluss auf den Arbeitsvertrag. Wichtig zu wissen ist, dass unwahre Angaben auf zulässige Fragen im Personalfragebogen den Arbeitgeber zur Anfechtung des Arbeitsvertrages berechtigen und eine Kündigung nach sich ziehen können.
Personalfragebögen oder Einstellungsfragebögen kommen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter zum Einsatz. Ein Personalfragebogen richtet sich an Bewerber oder an neue Mitarbeiter. Der Arbeitgeber fragt standardisiert Daten ab, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind.
Dazu gehören: Persönliche Angaben: Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift. Steueridentifikationsnummer: Diese 11-stellige Nummer finden Ihre Mitarbeiter beispielsweise auf der letzten Lohnsteuerbescheinigung. Weitere Steuerrelevante Daten: Steuerklasse, Kinderfreibetrag, Konfession.
Generell darf der Chef nicht über private Angelegenheiten eines Mitarbeiters sprechen, z.B. dessen private Situation, Krankheit, Probleme, u. ä.. Auch nicht, wenn er von anderen Mitarbeitern explizit darauf angesprochen wird, weil es die Zusammenarbeit belastet, z.B. bei häufigen Fehlzeiten oder Alkohohlmissbrauch.
War der Beschäftigte in drei Jahren immer mehr als 30 Tage krank, so droht eine Kündigung. Hier spricht man von häufigen Kurzerkrankungen. Mit einer Kündigung rechnen muss man außerdem, wenn eine dauerhafte oder lang anhaltende Arbeitsunfähigkeit vorliegt.
Fragen nach Vorstrafen sind nur zulässig und müssen nur dann wahrheitsgemäß beantwortet werden, wenn ein Zusammenhang mit dem konkreten Job steht. Wer sich als Kassierer/in bewirbt, müsste also z.B. eine Vorstrafe wegen Diebstahls, Unterschlagung oder Betruges angeben, nicht aber wegen Trunkenheit am Steuer.
Mittels Personalfragebogen kann ein Arbeitgeber Informationen über einen neuen Bewerber oder Angestellten erhalten, die für sein Unternehmen wichtig sein können. Jedes Unternehmen möchte vor der Aufnahme eines neuen Mitarbeiters über diesen etwas erfahren. Dafür steht der Personalfragebogen zur Verfügung.
Der Personalfragebogen ist eine Zusammenstellung von Fragen, die vom Arbeitgeber auswählt werden. Er dient der systematischen Erfassung von personenbezogenen Daten und wird im Einstellungsprozess oder im Bewerbungsverfahren eingesetzt. Personalfragebögen sind standardisiert, da sie der Vergleichbarkeit dienen.
zu 1 Der Arbeitgeber muss in der Meldung zur Sozialversicherung die Rentenversicherungsnummer des Arbeitnehmers angeben. Falls keine Rentenversicherungsnummer angegeben werden kann, sind die Angabe des Geburtsnamens, -datums, und -orts, des Ge- schlechts und der Staatsangehörigkeit des Arbeitnehmers erforderlich.
Introduction: My name is Patricia Veum II, I am a vast, combative, smiling, famous, inexpensive, zealous, sparkling person who loves writing and wants to share my knowledge and understanding with you.
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